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BezeichnungInhaltBezeichnungInhalt
Name:16-21/1749  
Art:Beschlussvorlage  
Datum:04.01.2021  
Betreff:Interkommunale Zusammenarbeit;
hier: Bildung eines interkommunalen Vergabezentrums
DokumenttypBezeichnungAktionen
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Dokument anzeigen: Anlage zur Vorlage Gründung Vergabezentrum Dateigrösse: 1 MB Anlage zur Vorlage Gründung Vergabezentrum 1 MB

Beschlussentwurf:

 

Die Stadt Friedberg (Hessen) beteiligt sich an dem interkommunalen Vergabezentrum, das im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit mit den Städten Bad Vilbel und Nidderau sowie der Gemeinde Schöneck entstehen soll. Das interkommunale Vergabezentrum soll bei der Stadt Bad Vilbel eingerichtet werden. Der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung gemäß Anlage wird zugestimmt.

 


Sach- und Rechtslage:

 

Im Jahr 2019 wurde von den Städten und Gemeinden Bad Vilbel, Friedberg, Nidderau und Schöneck ein interkommunales Projekt zur Prüfung der Möglichkeiten einer Kooperation im Bereich des Vergabewesens gestartet. Die Kreisstadt Friedberg (Hessen) war durch die Erste Stadträtin in der Projektgruppe vertreten. Als Ergebnis der Projektarbeit wurde im Frühjahr 2020 festgestellt, dass eine interkommunale Zusammenarbeit im Bereich des Vergabewesens zahlreiche Vorteile für alle beteiligten Kommunen mit sich bringen würde. Grundlage für diese Feststellung waren sowohl die individuellen Gegebenheiten in den beteiligten Kommunen als auch die Auswertung von landesweiten Best-Practice-Beispielen.

 

Als Modell für das weitere Vorgehen wurde das interkommunale Vergabezentrum im Kreis Groß-Gerau ausgewählt, eine Initiative von zehn Städten und Gemeinden und des Kreises Groß-Gerau, die sich bereits im Jahr 2017 zu einem Kompetenzzentrum für alle Angelegenheiten des Vergabewesens zusammengeschlossen haben. Nach einer Präsentation der dortigen Vorgehensweise und bisherigen sehr guten Ergebnisse und Erfahrungen (u.a. Auszeichnung mit dem „Spar-Euro“ des Bundes der Steuerzahler Hessen e.V.) durch die Erste Stadträtin wurden alle dortigen gründungsrelevanten Unterlagen in die Projektgruppe eingebracht. Diese konnten sodann als „Blaupause“ für die Schaffung einer vergleichbaren Kooperation zwischen den o.g. vier Kommunen genutzt werden.

 

Zur Umsetzung der Kooperation wird vorgeschlagen, das interkommunale Vergabezentrum bei der Stadt Bad Vilbel einzurichten, da dort bereits eine Vergabestelle, die die Vergaben der Stadt Bad Vilbel und deren Stadtwerke zentral bearbeitet, vorhanden ist. Anders als bei den anderen beteiligten Kommunen ist somit bei der Stadt Bad Vilbel bereits eine entsprechende Organisationsstruktur gegeben, auf die als Grundlage für den Ausbau eines zentralen Vergabezentrums für mehrere Kommunen zurückgegriffen werden kann. Die Bildung des Vergabezentrums soll durch den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung erfolgen.

 

Ausgangssituation und Handlungsbedarf

 

Im Bereich der öffentlichen Beschaffung existieren zahlreiche Gesetze, Verordnungen und Erlasse, die zudem regelmäßigen Veränderungen unterliegen. Durch die Vielzahl an Vorschriften und die Dynamik ihrer Entwicklung entsteht eine hohe Kompetenzanforderung an die mit den Vergabeverfahren betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

 

Eine rechtssichere Vergabe ist im Hinblick auf den gesetzlich gewährten Rechtsschutz der Bieter unerlässlich. Nur durch rechtssichere Vergaben können Schadensersatzansprüche gegen die Kommunen, Verzögerungen in der kommunalen Leistungserbringung und Folgekosten fehlerhafter Vergabeverfahren vermieden werden.

 

Die Prüfung der Ausgangslage in den Kommunen im Rahmen des Projektes hat einen breiten Bedarf an Unterstützung im Vergabewesen ergeben. Hinzu kommt, dass die Vergabeprozesse bislang überwiegend dezentral stattfinden und nahezu keine zentrale Organisation für Beschaffungsaufgaben in den Verwaltungen besteht. Hieraus ergeben sich u.a. folgende Nachteile:

 

·         In der dezentralen Organisation besteht ein hohes Risiko für Rechtsfehler, da es den zahlreichen mit Beschaffungen befassten Beschäftigten in den unterschiedlichen Fachämtern aufgrund ihrer nur gelegentlichen Befassung mit dem komplexen Vergaberecht naturgemäß meist an Routine und Rechtssicherheit fehlt.

 

·         Der Aufbau und die dauerhafte Vorhaltung des erforderlichen Know-hows bei einer Vielzahl von Beschäftigten in den Fachämtern ist angesichts einer jeweils nur relativ geringen Fallzahl der Beschaffungsvorgänge je Kommune und Fachamt nicht wirtschaftlich und sinnvoll.

 

·         Soweit im Rathaus nur eine Einzelperson über notwendiges Know-how verfügt, existiert für diese im Urlaubs- und Krankheitsfall keine Vertretung. Dies bringt zahlreiche Risiken für die betroffenen Kommunen mit sich, denn für die Durchführung von Auftragsvergaben und die hierfür notwendigen korrekten Vergabeverfahren benötigen sie jederzeitige Handlungsfähigkeit und -sicherheit.

 

·         Die dezentrale Organisation von Vergabeverfahren führt zu höheren Prozesskosten durch Doppel- und Mehrfacharbeit.

 

Vorteile eines interkommunalen Vergabezentrums

 

Die Einrichtung eines interkommunalen Vergabezentrums bietet für die beteiligten Kommunen u.a. folgende Vorteile und Potenziale:

 

·         Durch das jederzeitige Zur-Verfügung-Stehen von ausreichend qualifiziertem Personal kann für das gesamte Spektrum der Beschaffungsgüter und Dienstleistungen der Kommunen jederzeit eine rechtssichere Vergabe gewährleistet werden. Die Kommunen gewinnen somit im wichtigen Handlungsfeld des Beschaffungswesens jederzeitige Handlungsfähigkeit und –sicherheit.

 

·         Das Know-how des kommunalen Vergabezentrums ermöglicht Kosteneinsparungen durch den Wegfall der Beauftragung externer Spezialisten für Auftragsvergaben (z.B. Consultants, Architektur- und Ingenieurbüros).

 

·         Die Tätigkeit im Vergabezentrum ermöglicht die Spezialisierung des Personals in bestimmten Bereichen und eröffnet damit zusätzliche Perspektiven der Personalentwicklung.

 

·         Laufende Qualifizierungskosten und Zeitaufwand für die kontinuierlich erforderliche Fortbildung im komplexen und sich dynamisch entwickelnden Vergabewesen können in den Kommunen eingespart werden.

·         Der in einem zweiten Schritt vorgesehene gemeinsame Einkauf bietet den Kommunen zusätzlich die Möglichkeit, durch die Ausschreibung größerer Mengen (Mengenbündelung) z. T. erheblich günstigere Preise zu erzielen.

 

·         Die Bündelung von Nachfrage und der Abschluss von Rahmenverträgen führen zu einer Reduzierung der in den Kommunen durchzuführenden Vergabeverfahren und damit zu erheblich geringeren Prozesskosten je Beschaffungsvorgang.

 

·         Mit Hilfe des Vergabezentrums erhalten die Kommunen Unterstützung bei der Realisierung strategischer Beschaffungsziele wie z.B. die Berücksichtigung ökologischer und anderer nachhaltiger Kriterien.

 

Aus allen genannten Gründen wird die Beteiligung der Stadt Friedberg (Hessen) am interkommunalen Vergabezentrum empfohlen.

 

Aufgabenspektrum des interkommunalen Vergabezentrums

 

Folgende Aufgaben soll das Vergabezentrum im Einzelnen wahrnehmen:

·         Entwicklung von standardisierten Prozessen zur Durchführung von Vergaben

·         Vergaberechtliche Beratung vor, während und nach dem Vergabeverfahren

·         Prüfung von Leistungsverzeichnissen für Vergaben auf Plausibilität und Vereinbarkeit mit dem Vergaberecht (nicht in technischer Hinsicht; diese obliegt der Projektleitung der Fachabteilung der Kommune)

·         Plausibilitätskontrolle der Zuschlagsmatrix

·         Entwurf der formalen Verdingungsunterlagen und der Vergabebekanntmachung

·         Erstellung von Entwürfen für Vergabevermerke sowie für Bekanntmachungen und Informationen an Bieter (standardisierte Vorlagen)

·         Veröffentlichung von Ausschreibungen

·         Beantwortung aller Bieterfragen und Bearbeitung aller Bieterrügen in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Kommune

·         Formale und rechnerische Prüfung

·         Ab- und Zusageschreiben an die Bieter

·         Erstellung der allgemeinen Vergabevermerke (die technische Prüfung und Wertung obliegt der Projektleitung der jeweiligen Fachabteilung der Kommune)

·         Unterstützung bei Nachprüfverfahren für Ausschreibungen

·         Betreuung der Vergabeplattform

·         Vergabestatistik

 

Die o.g. Leistungen können von den am Vergabezentrum beteiligten Kommunen komplett oder teilweise in Anspruch genommen werden.

 

Alle Vergabeverfahren mit einem Auftragsvolumen von mehr als 10.000 Euro netto können die Kommunen über das Vergabezentrum abwickeln. Nur die nicht-förmlichen Vergabeverfahren (Direktkauf, d.h. Vergaben bis 10.000 Euro) verbleiben in der Durchführungsverantwortlichkeit der Kommunen.

 

Die obige Aufgabenliste unterliegt einer jährlichen Überprüfung. Das Leistungsportfolio des interkommunalen Vergabezentrums kann aufgrund von gewonnenen Erfahrungswerten durch die beteiligten Kommunen einvernehmlich durch schriftliche Ergänzungsvereinbarung erweitert werden.

 

Realisierung des interkommunalen Vergabezentrums

 

Die Bildung des Vergabezentrums soll durch die als Anlage beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung erfolgen. Diese regelt die Aufgaben des Vergabezentrums sowie die Rechte und Pflichten der Vertragspartner.

 

Im Hinblick auf die Komplexität des Beschaffungswesens wird im Sinne einer hohen Qualität und erforderlichen Kontinuität der dortigen Tätigkeit eine Mindestlaufzeit des Vergabezentrums von fünf Jahren vorgesehen. Bei einer kürzeren Laufzeit würde der Aufwand seiner Gründung nicht in einem sinnvollen Verhältnis zu seinem Nutzen stehen. Auch aus Gründen der Planungssicherheit für alle Beteiligten (Kommunen und Personal) ist ein solcher Zeitrahmen geboten. Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung sieht daher eine Mindestlaufzeit von fünf Jahren mit automatischer Verlängerung um jeweils 1 Jahr vor, wenn der Vertrag nicht gekündigt wird. Lediglich aus wichtigem Grund ist eine Kündigung gemäß § 27 Abs. 2 KGG vorzeitig möglich.

 

Eine Mindestlaufzeit von fünf Jahren ist auch eine der Voraussetzungen, um Fördermittel des Landes Hessen für die Umsetzung der Kooperation zu erhalten. Für das Vergabezentrum als interkommunaler Dienstleister können nach den geltenden Richtlinien Fördermittel in Höhe von 100.000 Euro beim Land Hessen beantragt werden, wenn sich vier Kommunen am Vergabezentrum beteiligen. Bei Teilnahme von drei Kommunen sind Fördermittel in Höhe von 75.000 Euro zu erwarten.

 

Bei Beteiligung der vier am Projekt beteiligten Kommunen ist für das Vergabezentrum ein Personalbedarf von 2,5 Stellen der Entgeltgruppe 9 c TVöD und 0,25 Stellen der Entgeltgruppe 13 TVöD anzunehmen. Dies ergibt sich aus den erhobenen Fallzahlen der Beschaffungen in den vier Kommunen, den durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für die einzelnen dort auszuführenden Tätigkeiten sowie aus den Erfahrungswerten bereits existierender Interkommunaler Vergabestellen.

 

Als Standort des Vergabezentrums empfiehlt die Projektgruppe einhellig das Rathaus der Stadt Bad Vilbel, da diese die organisatorischen Voraussetzungen in der Form einer zentralen Vergabestelle für die Beschaffungen der Stadt Bad Vilbel bereits im Einsatz hat. Das Vergabezentrum kann dort an bestehende Verwaltungsstrukturen, nämlich an den Fachdienst Recht, Vergabe und Beschaffung, angegliedert werden, so dass zusätzliche Stellenanteile und Personalkosten für Leitungsaufgaben nicht entstehen. Auch die räumlichen Voraussetzungen stehen dort zur Verfügung.

 

Die Kosten des Vergabezentrums (Personal- und Sachkosten) sollen nach einem Finanzierungsschlüssel auf die beteiligten Kommunen umgelegt werden, der sich aus zwei Komponenten zusammensetzt:

a)    einem einheitlichen Sockelbetrag für jede beteiligte Kommune, der insgesamt einen Anteil von 10 % der Kosten deckt, und

b)    einem aufwandsbezogenen Betrag, der sich an der Einwohnerzahl der Kommune orientiert.

 

Die weiteren Einzelheiten sind § 3 Absatz 2 der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zu entnehmen. Für die Stadt Friedberg (Hessen) ergibt sich danach ein jährlicher Finanzierungsanteil in Höhe von rd. 58.477 Euro (vgl. Anlage 1 des öffentlich-rechtlichen Vertrags). Im Gründungsjahr 2021 entstehen diese Kosten nur anteilig für 4 Monate, d.h. in Höhe von rd. 19.492 Euro, da das Vergabezentrum am 1.9.2021 seinen Betrieb aufnehmen soll.

 

Für die o.g. Umlage kann das Vergabezentrum künftig von allen Ämtern im Rathaus Friedberg (Hessen) jederzeit in Anspruch genommen werden. Darüber hinaus kann das Vergabezentrum auch für Aufträge städtischer Sondervermögen und Beteiligungen in öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Rechtsform mit einem Anteil der Stadt von 100% genutzt werden. Dies sind in Friedberg die städtischen Eigenbetriebe (Stadtwerke und Entsorgungsbetriebe) und die Wohnungsbaugesellschaft. In dem Maße, in dem eine Inanspruchnahme durch diese erfolgt, würde der Finanzierungsanteil der Stadt anteilig durch diese mitzutragen sein.

 

Das Vergabezentrum kann im Rahmen seiner Personalkapazität - nachrangig nach den vier Mitgliedskommunen - auch Dienstleistungen für andere juristische Personen erbringen (z.B. Zweckverbände). Diesen gegenüber erfolgt dann jeweils eine individuelle Kostenabrechnung für die in Anspruch genommene Dienstleistung. Die von den vier Mitgliedsstädten und -gemeinden insgesamt zu tragenden Kosten des Vergabezentrums reduzieren sich dann entsprechend durch diesen Deckungsbeitrag.

 

Die in Aussicht stehenden Fördermittel des Landes Hessen in Höhe von 100.000 Euro sollen analog zum o.g. Finanzierungsschlüssel auf die Gründungskommunen des Vergabezentrums aufgeteilt werden. Die sich daraus ergebenden Anteile der einzelnen Kommunen sind Anlage 2 des öffentlich-rechtlichen Vertrags zu entnehmen. Die Stadt Friedberg (Hessen) kann danach mit einem Zuwendungsanteil in Höhe von 27.500 Euro rechnen.

 

Aufgrund der o.g. interkommunalen Entwicklung, die von der Stadt Friedberg (Hessen) intensiv und aktiv mit vorangetrieben wurde, wird bei der Stadt Friedberg (Hessen) im Fall ihres Beitritts zum Vergabezentrum die Besetzung einer Vollzeitstelle der Entgeltgruppe 11 TVöD, die im Stellenplan 2019 bei der Kostenstelle 6.600000 für das Vergabewesen geschaffen wurde, entbehrlich. Mit Blick auf die sich abzeichnende interkommunale Entwicklung wurde diese Stelle bis dato nicht besetzt und ist mit einem Sperrvermerk versehen. Durch die auch künftige Nichtbesetzung dieser Stelle spart die Stadt Friedberg (Hessen) jährliche Personalkosten in Höhe von rd. 78.000 Euro sowie zusätzlich die Kosten des bereitzustellenden Arbeitsplatzes (Raumkosten, Informations- und Kommunikationstechnologie, sonstige Sachmittel).

 

Weiteres Vorgehen

 

Das weitere Vorgehen zur Einrichtung des Vergabezentrums soll sich nach erfolgter Beschlussfassung in den Gremien der vier am IKZ-Projekt beteiligten Städte und Gemeinden im 1. Quartal 2021 wie folgt gestalten:

 

·         Personalgewinnung (2. Quartal 2021)

Die Stellenbesetzung des Vergabezentrums ist im Rahmen einer internen Stellenausschreibung in den beteiligten Kommunen vorgesehen. Hierauf können sich aus jeder teilnehmenden Kommune interessierte Beschäftigte bewerben. Sofern dies ergebnislos verläuft, erfolgt eine externe Ausschreibung.

 

·         Räumliche und organisatorische Einrichtung bis 31. August 2021

Entwicklung und Erarbeitung der erforderlichen IT-Infrastruktur sowie Erarbeitung und Umsetzung der Organisationsstruktur zur Abwicklung der Prozesse zwischen den einzelnen Kommunen und dem Vergabezentrum

 

·         Inbetriebnahme des Kommunalen Vergabezentrums ab 01. September 2021

 

 

 

Anlage:

 

Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Bildung des kommunalen Vergabezentrums mit Anlagen:

1.     Finanzierungsschlüssel für das interkommunale Vergabezentrum

2.     Verteilung der Fördermittel des Landes Hessen auf die Gründungskommunen des Vergabezentrums

3.     Berechnung Personal- und Arbeitsplatzkosten gemäß KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement)

 


 


Finanzielle Auswirkungen:

X

JA

NEIN

Haushaltsjahr

2021

X

Ergebnishaushalt

Finanzhaushalt

Produkt

Neu

Kostenstelle

Neu

Investitionsnummer

Sachkonto

Neu

Einnahme oder

Ertrag

Fördermittel: 27.500 €

Ausgabe oder Aufwendung

2021: 19.492,46 € (ab 1.9.2021) 

2022 ff: 58.477,37 €/Jahr

Die Mittel stehen im Haushalt zur Verfügung

X

JA

NEIN

Überplanmäßige und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen (§100 HGO)

Deckungsvorschlag

Friedberg (Hessen), den

Haushaltsjahr

 

Kostenstelle

 

Sachkonto

 

Produkt

 

Investitionsnummer

 

(Unterschrift FB Finanzen)

 

 

 

 

 

Dezernentin                     

 

 

 

 

 

Der Magistrat hat am .................................... beschlossen:

F.d.R.:

-   wie vom Amt vorgeschlagen   -   siehe Anlage   -

 

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Der Haupt- und Finanzausschuss

 

hat am ................................... beschlossen:

F.d.R.:

-   wie vom Magistrat vorgeschlagen   -   siehe Anlage   -

 

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Die Stadtverordnetenversammlung

 

hat am ................................... beschlossen:

F.d.R.:

-   wie vom Magistrat vorgeschlagen   -   siehe Anlage   -

 

 

 

 

 

 
 

(C) Kreisstadt Friedberg (Hessen)