Beschlussentwurf:
- Der Errichtung eines Anbaus an das Gebäude Große Klostergasse 6 wird zugestimmt.
- Die erforderlichen Mittel in Höhe von ca. 650.000,-- EUR werden durch die Verschiebung von Haushaltsresten in Höhe von 152.000,-- EUR (Kostenstelle 7.880000.70510.01) und 500.000,-- EUR (Kostenstellen 7.880000.70509.04) bereitgestellt.
Sach- und Rechtslage:
Zur
Verbesserung der Synergien zwischen dem Amt für Stadtentwicklung,
Liegenschaften und Rechtswesen und der übrigen im Rathaus angesiedelten
Verwaltung sowie der Optimierung der Bürgerfreundlichkeit war die Errichtung
eines Neubaus im Rathausgelände und der Verkauf des derzeitigen Gebäudes in der
Großen Klostergasse vorgesehen.
Diese
Überlegungen sind in den vergangenen Wochen und Monaten nochmals überprüft und
aus finanziellen Gründen mit dem Ergebnis verworfen worden, dass das Bauamt am
jetzigen Standort verbleiben soll. Die bereits derzeit räumlich äußerst angespannte Situation an diesem
Standort soll durch einen Anbau verbessert bzw. gelöst werden. Zudem sind nur
so die räumliche Fusion des ehemaligen Bauamtes mit dem Liegenschaftsamt –
Rechtswesen - nach ihrer organisatorischen Fusion und die umgehend notwendige Besetzung
vorhandener offener Stellen möglich.
Durch
einen Verbleib des Amtes für Stadtentwicklung, Liegenschaften und Rechtswesen
am bisherigen Standort des Bauamtes erfährt das Quartier der östlichen Altstadt
eine deutliche Stärkung und Stabilisierung.
Folgende
Rahmenbedingungen waren bei den Überlegungen zu berücksichtigen:
·
Dringende
Verbesserung der höchst angespannten und zum Teil den gesetzlichen Vorschriften
nicht entsprechenden Raumsituation der Personalabteilung und der
Kindertagesstättenverwaltung im Rathaus
·
Dringende
Verbesserung der angespannten und zum Teil den gesetzlichen Vorschriften nicht
entsprechenden Raumsituation im Gebäude Große Klostergasse 6
·
Räumliche
Fusion des Amtes zur Umsetzung der organisatorischen Fusion
·
Besetzung
offener vorhandener Stellen im Amt für Stadtentwicklung, Liegenschaften
und Rechtswesen (Gebäude Große Klostergasse 6)
·
Schaffung
einer schnellen Lösung
·
Kostensparende
Lösung
I.
Raum- und
Personalsituation im Rathaus und im Gebäude Große Klostergasse 6
Ausgangspunkt
der Überlegungen ist die derzeitige Raum- und Personalsituation im Rathaus und
im Gebäude Große Klostergasse 6.
1. Gesetzliche Grundlagen
Gemäß § 618 BGB hat der
Dienstberechtigte Räume, die er zur Verrichtung der Dienste zu beschaffen hat,
so einzurichten und zu unterhalten, dass der Verpflichtete gegen Gefahr für
Leben und Gesundheit soweit geschützt ist, als die Natur der Dienstleistung es
gestattet.
Gemäß § 3 der
Arbeitsstättenverordnung hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass
Arbeitsstätten den Vorschriften dieser Verordnung einschließlich ihres Anhanges
entsprechend so eingerichtet und betrieben werden, dass von ihnen keine
Gefährdungen für die Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten ausgehen.
Falls Mängel festgestellt werden, so hat der Arbeitgeber diese unverzüglich zu
beseitigen (§ 4 ArbStättV). Die freie unverstellte Fläche am Arbeitsplatz muss
so bemessen sein, dass sich die Beschäftigten bei ihrer Tätigkeit ungehindert
bewegen können. Auch muss jedem Beschäftigten mindestens eine Kleiderablage zur
Verfügung stehen (Anhang zur Arbeitsstättenverordnung – Anforderungen an
Arbeitsstätten nach § 3 Abs. 1 Punkte 3.1 und 3.3). Fenster, Oberlichter und
Lüftungsvorrichtungen müssen sich von den Beschäftigten sicher öffnen,
schließen, verstellen und arretieren lassen. Sie dürfen nicht so angeordnet
sein, dass sie in geöffnetem Zustand eine Gefahr für die Beschäftigten
darstellen (Anhang zur Arbeitsstättenverordnung § 3 Abs. 1 Punkt 1.6).
Weiterhin muss ein Beschäftigter auf möglichst kurzem Weg ins Freie oder, falls
dies nicht möglich ist, in einen gesicherten Bereich gelangen. (Anhang zur
Arbeitsstättenverordnung § 3 Abs. 1 Punkt § 2 Abs. 3).
Handelt es sich um einen
Bildschirmarbeitsplatz, so hat der Arbeitgeber gemäß der
Bildschirmarbeitsverordnung geeignete Maßnahmen zu treffen, damit die
Bildschirmarbeitsplätze den Anforderungen des Anhangs und sonstiger
Rechtsvorschriften entsprechen (§ 4 Abs. 1 BildscharbV). Die
Bildschirmarbeitsverordnung setzt die Richtlinie 90/270/EWG –
Mindestvorschriften bezüglich der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes bei
der Arbeit an Bildschirmgeräten um. In dieser Richtlinie ist geregelt, dass der
Arbeitsplatz so zu bemessen und einzurichten ist, dass ausreichend Platz
vorhanden ist, um wechselnde Arbeitshaltungen und –bewegungen zu ermöglichen.
Die Gänge müssen mindestens 80 cm breit sein. Hinter jedem Arbeitsplatz sollten
100 cm Platz frei sein. Ein Zugang zum Fenster sollte vorhanden sein.
Rollcontainer sollten aufgrund der Beinfreiheit nicht unter den Tischwinkel
gestellt werden.
Sowohl der Datenschutz nach
dem Hessischen Datenschutzgesetz als auch die brandschutzrechtlichen
Bestimmungen müssen beachtet werden.
Gemäß § 42 des Hessischen
Personalvertretungsgesetzes hat der Personalrat zudem einen Anspruch für die
Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung die
erforderlichen Räume zur Verfügung gestellt zu bekommen.
2. Durchgeführte Gefährdungsbeurteilungen
Um diesen gesetzlichen
Aufträgen gerecht zu werden, wurden Begehungen mit der Fachkraft für
Arbeitssicherheit (TÜV Hessen), der Betriebsärztin und einer Mitarbeiterin des
Haupt- und Personalamtes im Rathaus (am 17.2., 22.2., 30.5., 12.9. und
2.12.2011 sowie am 13.7., 10.9., 15.10. und 5.11.2012) durchgeführt. Über die
Begehungen wurden Begehungsberichte gefertigt und diese am 25.6.2012 und am
29.10.2013 zusätzlich mit dem für das Rathaus zuständigen
Sicherheitsbeauftragten, der Leiterin des Haupt- und Personalamtes und der
Personalratsvorsitzenden besprochen. Somit wurde eine Gefährdungsbeurteilung
durchgeführt und diese auch schriftlich dokumentiert und mit Anmerkungen
versehen, in welchen Zeitabschnitten der Arbeitgeber kurz- oder mittelfristig
die festgestellten Mängel zu beheben hat.
Als Ergebnis muss
festgestellt werden, dass die Zimmer 103 und 104 mit drei Arbeitsplätzen
überbelegt sind und dadurch Vorschriften, wie die Breite der Gänge (teilweise
beträgt der Durchgang nur 54 cm), der Freiraum hinter den Arbeitsplätzen und
der Zugang zum Fenster nicht eingehalten werden. Hier ist der Arbeitgeber
gefordert Abhilfe zu schaffen.
Weiterhin müssen aufgrund der
räumlichen Enge Personalakten im Zimmer des Abteilungsleiters ausgelagert
werden (z.B. Sachgebiet Beamte), was zu zusätzlichen Wegezeiten und einer
Beeinträchtigung von vertraulichen Gesprächen im Zimmer des Abteilungsleiters
führt.
Auch müssen aus Raumnot Akten
in nicht zulässiger Weise „über Kopf“ gelagert werden. Der Arbeitsplatzdrucker
ist nur im Stehen erreichbar. Die Beinfreiheit ist an einem Arbeitsplatz nicht
gegeben, da für einen Rollcontainer keine weitere Stellfläche gefunden werden
konnte.
Der Datenschutz ist
gefährdet, da kein weiterer Stellplatz für notwendige Schränke zur Verfügung
steht. Vertrauliche Personalgespräche mit dem zuständigen Sachbearbeiter sind
weder in Zimmer 103 noch in Zimmer 104 möglich. In Zimmer 104 sitzt eine
Mitarbeiterin sogar im Schwenkbereich des Fensters.
Die Kindertagesstättenverwaltung
ist seit dem 1.7.2013 räumlich getrennt. Die Sachbearbeiter (Zimmer 218 a und
b) sitzen 96 Meter getrennt von der Abteilungsleitung (Zimmer 205). Dies führt
zu Kommunikationsdefiziten und einem hohen zeitlichen Aufwand durch den
Transport von Post und Akten. Im Zimmer der Abteilungsleitung sind durch die
Doppelbesetzung keine vertraulichen Gespräche mit den
Kindertagesstättenleiterinnen möglich. In diesen Fällen muss auf den zwei
Stockwerke tiefer liegenden Raum des Personalrates (Zimmer 12) ausgewichen
werden.
Wenn externe Prüfer im
Rathaus sind, kann der Personalratsraum einige Monate nicht genutzt werden, da
dieser Raum die einzige Möglichkeit zur Unterbringung bietet. In diesen Fällen
wird § 42 des Hessischen Personalvertretungsgesetzes missachtet. Auch im Raum
218 a führt die räumliche Enge zu den in der Personalabteilung bereits
beschriebenen Mängeln. Für die Besucher ist diese Situation völlig
intransparent. Der Sachbearbeiter in Zimmer 218 b sitzt zudem in einem Raum
ohne eigenen Zugang. Besucher mit Kinderwagen verstellen den Fluchtweg in
unzulässiger Weise. Auch hier ist die Einhaltung der datenschutz- und
brandschutzrechtlichen Bestimmungen stetig gefährdet.
Auch für weitere Räume im Rathaus wurden Gefährdungen
festgestellt, die dringend der Abhilfe bedürfen.
3. Raum- und Personalsituation im Amt für Stadtentwicklung,
Liegenschaften und Rechtswesen
Auch für die räumliche
Situation im Amt für Stadtentwicklung, Liegenschaften und Rechtswesen wurden Gefährdungen festgestellt, die
dringend der Abhilfe bedürfen.
Auf den zuvor bereits
beschriebenen Rechtsgrundlagen wurden die letzten Begehungen mit der Fachkraft
für Arbeitssicherheit (TÜV Hessen) und der Betriebsärztin (am 25.06.2012 und
05.11.2012) durchgeführt. Über die Begehungen wurden Begehungsberichte
gefertigt.
a.
Im
Gebäude Große Klostergasse 6 handelt es sich vor allem um zehn sehr kleine
Büros, in denen u.a. auf Grund der großen Aktenmengen und in einem Fall der zusätzlichen
Unterbringung eines DIN A 0-Plotters die
unter Ziff. 1 beschriebenen notwendigen Abstände und Bestimmungen nicht
eingehalten werden können.
Eine
Aktenaufbewahrung im Dachgeschoss des Gebäudes ist aus statischen Gründen nicht
möglich. Im Aktenlager- und Archivraum im Keller des Gebäudes ist keinerlei
Kapazität mehr vorhanden.
b.
Hinzu
kommt, dass zwei Mitarbeiterinnen des Amtes für Stadtentwicklung,
Liegenschaften und Rechtswesen ihre Büros noch in der Mainzer-Tor-Anlage 6
haben und somit räumlich getrennt von dem zugeordneten Amt. Dies führt zu Kommunikationsverlusten,
erschwert die Aktenführung erheblich und bedeutet einen hohen zeitlichen und
personellen Aufwand durch den Transport von Post und Akten.
Vorrang für das Amt für Stadtentwicklung,
Liegenschaften und Rechtswesen hat deshalb nach der organisatorischen Fusion
des Stadtbauamtes mit dem Liegenschaftsamt – Rechtswesen –auch die rasche
räumliche Zusammenlegung, um die beabsichtigten Synergien zu erzeugen und zu
nutzen.
c.
Darüber
hinaus können vorhandene offene Stellen im Amt für Stadtentwicklung,
Liegenschaften und Rechtswesen auf Grund der fehlenden Möglichkeit der
Bereitstellung entsprechender Arbeitsplätze im Gebäude Große Klostergasse 6
nicht besetzt werden. Dies wäre aber im Hinblick auf anstehende und zukünftige
Themen, wie z.B. Bauplatzvergaben, Einführung der Straßenbeitragssatzung, etc. zwingend
notwendig.
Die räumliche Situation in
den vorher beschriebenen Bereichen muss auf Grund der Beanstandungen dringend
und vor allem zeitnah verändert werden.
Im
Rathaus soll die Situation dadurch verbessert
werden, dass die Räume 202 bis 205 zukünftig mit der Personalabteilung
und die Räume 102 bis 104 mit der Kindertagesstättenverwaltung belegt werden.
Der Raum 201 soll zukünftig für externe Prüfer und Vorstellungsgespräche
genutzt werden.
Für
den im Raum der Rollregalanlage sitzenden Mitarbeiter der IT-Abteilung wird im
Rahmen der weiteren Umgestaltung ein angemessener Raum zur Verfügung gestellt.
Die
Raumsituation im Amt für Stadtentwicklung, Liegenschaften und Rechtswesen soll
über einen Anbau verbessert und gelöst werden.
II.
Errichtung eines
Anbaus an das Gebäude Große Klostergasse
1.
Planung
Aus
diesem Grund wird im Hof des Anwesens Große Klostergasse 6 ein Anbau an das
bisherige Amt geplant.
Vorgesehen
ist ein zweigeschossiger Anbau mit geneigtem Dach.
Die
Errichtung eines geneigten Daches ist eine Vorgabe der Altstadtsanierung.
Mit
der Errichtung eines solchen Daches (statt des ursprünglich geplanten
Flachdaches) wird dem Sanierungsziel entsprochen, im Altstadtbereich keine
Flachdächer zu zulassen.
Nach
dem Sanierungsrahmenplan ist eine Bebauung der Hoffläche nicht vorgesehen, da
hier bereits bei Einleitung der Sanierung die notwendigen Stellplätze des
Bauamtes vorhanden waren.
Grundsätzlich
ist hier aber eine Überbauung der Hoffläche und eine Nachverdichtung
städtebaulich vertretbar und mangels anderer Optionen in unmittelbarer
Nachbarschaft die einzige Möglichkeit zur baulichen Erweiterung.
Durch
die geplante Stellung des Gebäudes auf dem Grundstück kann eine bauliche
Verbindung zum Bestandsgebäude hergestellt werden, was interne Arbeits- und
Organisationsabläufe vereinfacht. Damit verbunden ist auch eine Anbindung an
bestehende Ver- und Entsorgungsleitungen, was zusätzliche Kosten für eine
Neuverlegung der Anschlüsse vermeidet.
Geplant
ist die Schaffung von sechs Büros mit je 14,63 m² sowie einer Toilette pro
Geschoss.
Im
Dachgeschoss soll ein Besprechungsraum entstehen. Damit soll insbesondere das
Platzproblem bei Submissionen und größeren Besprechungen gelöst werden.
Geschaffen
werden soll außerdem ein Bereich, in dem die öffentliche Auslegung von Plänen
bürgerfreundlich erfolgen kann, d.h. mit Sitzmöglichkeiten und einem Tisch.
Derzeit ist dies im Bauamt nicht möglich; Planunterlagen können nur an den
Wänden des engen Flurs ausgehängt werden, sodass interessierte Bürger in den
stark frequentierten Fluren stehen müssen und keine Möglichkeit haben, die
Unterlagen in Ruhe einzusehen.
Die
Gesamtfläche des Anbaus einschließlich Nebenflächen beläuft sich auf ca. 222
m².
Der
Anbau soll über einen zweigeschossigen Übergang mit dem derzeitigen Gebäude
verbunden werden.
Nach
Fertigstellung des Anbaus soll eine neue Raumaufteilung im gesamten Amt
erfolgen, um die publikumsintensiven Bereiche barrierefrei unterzubringen.
Das
bauliche Grobkonzept mit einer Vorentwurfsplanung ist mit der
Denkmalschutzbehörde sowie dem Brandschutz vorabgestimmt.
Infolge
der Überbauung entfallen die im Hof des Bauamtes derzeit vorhandenen
Parkplätze. Gemäß Baugenehmigung befinden sich auf dem Grundstück zehn
nachgewiesene Stellplätze. Durch den Neubau sind weitere fünf Stellplätze
erforderlich, die Anzahl wird gemäß § 2 Abs. 3 der Stellplatzsatzung um 50%
eingeschränkt, sodass ein Mehrbedarf von drei Stellplätzen entsteht.
Im
Hofbereich können maximal drei Stellplätze (darunter ein Behindertenparkplatz)
neu geschaffen werden. Die entfallenden bzw. nicht nachweisbaren Stellplätze
(voraussichtlich zehn Stellplätze) sind abzulösen.
Der
geplante Anbau ist auf dem als Anlage
beigefügten Plan dargestellt.
2.
Kosten
Die
voraussichtlichen geschätzten Baukosten für den Anbau belaufen sich zur Zeit
gemäß grober Kostenschätzung auf der Basis einer Vorentwurfsplanung auf rd.
650.000,-- EUR.
Eine
Finanzierung der Baukosten in Höhe von 650.000,-- EUR ist noch in diesem
Haushaltsjahr möglich, und zwar in Abstimmung mit der Kämmerei durch die
Verschiebung von Haushaltsresten.
Konkret
können 152.000,-- EUR, die für die Sanierung des Anwesens Saarstraße 10
vorgesehen waren, und 500.000,-- EUR, die für Grunderwerb eingeplant waren,
verwendet werden.
Hierbei
handelt es sich im Wesentlichen um Mittel, die für den Ankauf von Gelände zur
Errichtung eines neuen Feuerwehrgerätehauses in Ockstadt vorgesehen waren.
Dieser Grunderwerb hat sich durch den Beschluss des Haupt- und
Finanzausschusses, die Möglichkeit eines Feuerwehrstützpunktes unter
Zusammenlegung der Wehren von Friedberg und Ockstadt zu prüfen, verzögert. Das
Prüfergebnis wird den Gremien in Kürze durch das Amt für öffentliche Sicherheit und Ordnung
vorgelegt.
Im
laufenden noch nicht genehmigten Haushalt sind 2.200.000,-- EUR für den Erwerb
von Grundstücken in der Erweiterung des Baugebietes Am Steinern Kreuz
vorgesehen.
Durch
den von der Stadtverordnetenversammlung beschlossenen Abschluss eines
Bodenbevorratungsvertrages mit der Hessischen Landgesellschaft werden diese
Mittel nicht mehr benötigt. Von diesem Betrag könnten daher zur Deckung der für
den Grunderwerb in Ockstadt erforderlichen Mittel 500.000,-- EUR verwendet
werden (gesonderte Vorlage nach Genehmigung des Haushalts 2014).
In
den mit 650.000,-- EUR geschätzten Baukosten sind Kosten für eine brandschutztechnische Nachrüstung des
Bestandsgebäudes, für die Ablösung der Stellplätze (80.000,-- EUR) und die
Ausstattung sowie etwaige Mehrkosten für eine möglicherweise aufwändigere Gründung des Anbaus oder für etwa von der Denkmalschutzbehörde geforderte
archäologische Grabungen nicht enthalten.
Diese
Beträge sollen aus den für den Grunderwerb nicht mehr benötigten Mitteln
gedeckt werden. Hierzu erfolgt gesonderte Vorlage nach Haushaltsgenehmigung,
sobald die Kosten dem Grunde und der Höhe nach feststehen.
3.
Zeitschiene
Auf
Grund der in Abschnitt I beschriebenen Raum- und Personalsituationen im Rathaus
und im Gebäude Große Klostergasse 6 bedarf es einer umgehenden Lösung. Nur so
kann die uneingeschränkte Arbeitsfähigkeit der Abteilungen des Haupt- und
Personalamtes und des Amtes für Stadtentwicklung, Liegenschaften und
Rechtswesen sichergestellt werden. Besonders ist dies im Hinblick auf die
anstehenden Bauplatzvergaben und die damit verbundenen Bewerbergespräche und
auf die unumgängliche Einführung der Straßenbeitragssatzung und deren
Umsetzung.
Allein
aus Zeitgründen wird deshalb auch die Verwendung von Haushaltsresten
vorgeschlagen, um schnell handlungsfähig zu sein.
Sofern
die parlamentarische Zustimmung noch vor der Sommerpause erteilt wird, könnte hausintern der Bauantrag vorbereitet
und bis Ende der Sommerferien gestellt werden. Eine Realisierung des Anbaus
könnte bis zum Frühjahr erfolgen.
|
Finanzielle Auswirkungen: |
Ja |
||
|
|
|||
|
Haushaltsjahr |
Reste 2013 652.000,-- EUR |
||
|
Kostenstelle: |
7.880000.70510.01 + 7.880000.70509.04 |
||
|
Sachkonto: |
|
||
|
Investitionsnummer: |
|
||
|
|
|
||
|
Bedarf bei außer- oder überplanmäßigen Ausgaben |
0,00 € |
||
|
|
|
||
|
Deckungsvorschlag |
|
||
|
Die Mittel stehen haushaltsrechtlich (zutreffendes ist bitte
anzukreuzen) |
JA |
|
(Unterschrift Leiter der
Kämmerei) |
|
NEIN |
|
||