Mitteilungstext:

1.     Auf welchen Handlungsfeldern der Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) ist eine Zusammenarbeit zwischen der Stadt Friedberg und dem Wetteraukreis aus der Sicht beider Gesprächspartner denkbar?

1.1. Applikationen/Software
Die Stadt Friedberg (IT-Abteilung) und der Wetteraukreis (Eigenbetrieb WEBIT) haben mögliche Synergieeffekte im Bereich der Applikationen angesprochen. Beide Gesprächspartner nutzen stellenweise die gleichen Programme oder stellen ggf. auf solche um.
Exemplarisches Beispiel einer gemeinsamen Anwendung ist das Sitzungsdienstprogramm. Die WEBIT denkt ggf. kurz-oder mittelfristig über eine Umstellung des Programms nach. In diesem Falle auf die Software, welche die Stadtverwaltung Friedberg seit 2 Jahren einsetzt (Session). Hier könnten Synergien im personellen Austausch der Anwendung und der technischen Anbindung stattfinden (ggf. gemeinsame Nutzung der Anwendung an beiden Standorten. Das Problem hierbei wäre, wenn z.B. der Standort WEBIT ausfällt, dann könnte dies bei der IT-Abteilung der Stadt Friedberg nicht aufgefangen werden). Die Daten selber sollten bei solch einer Nutzung aber aus datenschutztechnischen Gründen immer in dem ausgeführten Netzwerk lokal (Kreisverwaltung bzw. Stadtverwaltung) verbleiben. Hierüberhinaus könnte solch ein gemeinsam genutztes Programm Vorteile beim Erwerb der Lizenzen und/oder der Wartungskosten bringen.

Hier ist in den nächsten Jahren zu prüfen, welche Anwendungen generell gleichermaßen genutzt werden und ob Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung vorhanden sein könnten. Immer unter der Prüfung des Datenschutzes, der rechtlichen und organisatorischen Fragen und der technischen Faktoren.

Sofern solche Anwendungen gemeinsam, in welcher Art auch immer, genutzt werden könnten, müsste eine performante technische Verbindung zwischen der Stadt und dem Kreis geschaffen werden. Dies wird näher unter dem Punkt Nr. 4 erläutert.

1.2. Öffentliche Ausschreibungen der Stadt Friedberg über die WEBIT als Consulter
Die WEBIT bietet die Möglichkeit, Ausschreibungen jedweder Art für Partner durchzuführen. Im Falle einer geplanten öffentlichen Ausschreibung wird die IT-Abteilung den Eigenbetrieb WEBIT als Consulter einsetzen, anstatt wie bisher externe Firmen zu beauftragen. In diesem Fall werden entsprechende Leistungsverzeichnisse dann wie bisher über die IT-Abteilung vorbereitet, allerdings der rechtliche Aspekt, wie das Ausschreibungsverfahren an sich dann aber über die WEBIT abgewickelt. Beide Gesprächspartner sehen hier Einsparpotentiale für die Stadt Friedberg gegenüber der Beauftragung eines externen Consulters.

1.3. Teilnahmen an gemeinsamen Öffentlichen Ausschreibungen über die WEBIT
Weiterhin hat die WEBIT vorgeschlagen, im Rahmen einer Partnerschaft an Ausschreibungen der WEBIT mit teilzunehmen. Dies setzt ein gemeinsames Interesse, z.B. beim Kauf von Lizenzen oder auch Hardware, voraus. Somit würde die Stadt Friedberg durch die Möglichkeiten der WEBIT als Eigenbetrieb (Preisverhandlungen) partizipieren. Durch den vorhandenen partnerschaftlichen Verbund zur ekom21 sollte aber z.B. beim Erwerb von Lizenzen geprüft werden, ob eine Anschaffung über die WEBIT tatsächlich günstiger ist, als der schon vorhandene Select-Vertrag mit der ekom21. Zu beachten ist hier auch die rechtliche Komponente. Für die Stadtverwaltung Friedberg als Kommune ist die VOL/A vorgeschrieben. Inwieweit bei einer gemeinsamen Ausschreibung die Rechtsform Eigenbetrieb für die Stadt Friedberg eingesetzt werden darf, ist genauestens zu überprüfen. Eine schriftliche Stellungnahme des Hessische Städte- und Gemeindebunds steht noch aus.

1.4. Nutzung des Service Desk (Help Desk) Programmes der WEBIT
Die WEBIT nutzt für die Kreisverwaltung ein Service Desk Programm, um interne technische Probleme/Anfragen zu verwalten und zu betreuen. Solch eine Software könnte die IT-Abteilung der Stadt Friedberg für das eigene Haus im Falle einer Zusammenarbeit mitnutzen. Voraussetzung auch hier wäre eine performante netzwerktechnische Anbindung. Die Priorität hier sieht die IT-Abteilung eher langfristig. Momentan ist kein Bedarf vorhanden.

1.5. Adaption von Verfahrensverzeichnissen/Betriebsvereinbarungen
Im organisatorischen Bereich gibt es Möglichkeiten wie z.B. vorhandene Vorlagen von Verfahrensverzeichnissen (da teils identische Programme) oder auch Betriebsvereinbarungen gegenseitig zu adaptieren.

1.6. Gemeinsames WAN-Internet
Die WEBIT hat den Vorschlag geäußert, im Bereich WAN-Internet zusammen zu arbeiten, also den Service Internet gemeinsam zu implementieren und dementsprechend für eine Firewall entsprechende Lizenzen für Stadt und Kreis zu erwerben, um die Anschaffungskosten zu verringern. Im Vergleich zur WEBIT besitzt die IT-Abteilung der Stadt Friedberg seit ca. 2 Jahren solch eine eigene Firewall zusätzlich mit eigenen Internetleitungen, abgelöst von der ekom21.
Dies mit der WEBIT zusammenzufassen bedarf einer sehr genauen Prüfung, da die Firewall der Stadt Friedberg auf unsere eigene Größe ausgerichtet wurde. Der Wetteraukreis mit seinen ca. 1000 Arbeitsplätzen benötigt da eine ganz andere Umgebung mit größerer Hardware. Davon abgesehen, wäre eine gegenseitige Vertretung der Firewall personell nicht möglich. Weiterhin gibt es keinen Grund, die Umgebung hier im Rathaus der Stadt Friedberg aufzubrechen und auf einen Standort in der Kreisverwaltung zu verschieben. Zumal dort bisher keinerlei Erfahrungen für diese Software vorhanden sind. Ein weiteres Problem ist, dass Lizenzen der Firewall für zwei Standorte (Kreisverwaltung / Stadtverwaltung) schwer zu trennen wären.
Bedingt durch die Erfahrungen, die die IT-Abteilung der Stadt Friedberg hier bei diesem Projekt im Detail gesammelt hat, sehen wir uns bei Bedarf gegenüber der WEBIT eher als Berater für eine Umsetzung einer Firewall, analog der bei der Stadt Friedberg.

2.     Welche Vorteile könnten hiermit für die Stadt Friedberg verbunden sein?

Die Stadt Friedberg hätte nach Prüfung ggf. finanzielle Vorteile und / oder Synergieeffekte zu verzeichnen. Ein Beispiel ist die Verlegung des Knotenpunkts direkt über die WEBIT zur ekom21. Näheres dazu unter Punkt 5.

3.     Soweit eine Zusammenarbeit für die Stadt Friedberg vorteilhaft wäre. In welcher Form könnte eine Kooperation auf dem Gebiet der ITK zwischen Stadt und Kreis sinnvoll stattfinden?

Voraussetzung wäre der Abschluss einer öffentlichen Vereinbarung bzw. eines Kooperations- oder Partnerschaftsvertrages, im dem alle Details der Nutzung geregelt sind.

4.     Welche Schritte wären einzuleiten, um eine Kooperation gemäß Nr. 3 praktisch in die Wege zu leiten?

Um eine Kooperation einzugehen, benötigt man eine technische Anbindung (Stadt Friedberg – Wetteraukreis), die momentan nicht besteht.
Eine Idee zur technischen Anbindung der beiden Standorte wäre der seit ca. einem Jahr vorhandene Netzwerkknotenpunkt zwischen dem Wetteraukreis und der ekom21. Die WEBIT und die ekom21 haben in einem Pilotprojekt die beiden Standorte verbunden, um das Gesundheitszentrum Wetterau über diese Leitung zu verbinden. Die Stadt Friedberg ist momentan über den Knoten Gießen mit der ekom21 verbunden und nutzt unter anderem darüber die entsprechenden Standardanwendungen (z.B. Pamela, NSK, Loga, Owi21, etc.). Es wird geprüft, inwieweit dieser neu geschaffene Standort beim Wetteraukreis/WEBIT, auch für die Stadt Friedberg genutzt werden könnte. Also eine Verlegung über Gießen nach Friedberg zur ekom21. Solch eine Verbindung zur ekom21 könnte Sparpotential (durch örtliche Nähe) beinhalten.

5.     Wann könnte eine Kooperation nach Nr. 4 frühestmöglich ihre Realisierung finden?

Die Grundlage einer Kooperation setzt, wie unter Punkt Nr. 4 angesprochen, eine Netzwerkverbindung voraus. Hier hat der Leiter der IT-Abteilung der Stadt Friedberg mit der ekom21 bereits ein erstes Gespräch geführt. Die ekom21 hat für das 4. Quartal 2013 ein entsprechendes Angebot angekündigt. Da das Projekt zwischen der ekom21 und der WEBIT (siehe Nr. 4) ein Pilotprojekt war, was ausschließlich eine Verbindung zum Gesundheitszentrum Wetterau darstellt, müsste für eine Anbindung an dem Knotenpunkt in der Kreisverwaltung eine komplette Neuausrichtung stattfinden. Eine Netztrennung und Kapazitätsprüfung sind einer der ersten Schritte. Zu prüfen sind dann nach Durchsicht der Vergleichszahlen, welche Kosteneinsparungen eine Änderung der Direktverbindung über den Wetteraukreis/WEBIT zur Folge hätte.
Sofern solch eine Verbindung zustande käme, könnten im ersten Schritt nur bestimmte Kooperationen stattfinden. Dies liegt an der Performance der Datenleitung, die momentan auf 5MBit festgelegt ist. Genau diese würde für Verbindungen, z.B. bei den Applikationen (siehe Punkt Nr. 1), nicht ausreichen.

Anmerkungen:

Viele der genannten Themen wurden bisher in gemeinsamen Treffen zwischen der IT-Abteilung der Stadtverwaltung und der WEBIT andiskutiert und exemplarisch durchgesprochen. Bei all den Möglichkeiten von Synergien und potentiellen Einsparungen einer Zusammenarbeit, muss aber deutlich darauf hingewiesen werden, dass eine jeweilige Prüfung des Datenschutzes, der rechtlichen Komponenten, der Sicherheitsfaktoren, der Kompatibilität, der Organisation, der technische Grundthemen, etc. erst einmal durchgeführt werden müsste.

Bisher haben wir alle technischen und sicherheitsrelevanten Voraussetzungen für einen reibungslosen Arbeitsablauf für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschaffen und eingesetzt. Diese Erfahrung soll intern auch so weiter fortgeführt werden. Die IT-Abteilung der Stadt Friedberg war auch in den letzten Jahren immer Ansprechpartner für andere Kommunen im Umkreis, die sich in vielen technischen Bereichen Ratschläge eingeholt hatten. Diese Ratschläge konnten wir geben, weil wir intern mit Partnerschaften zu anderen Dienstleistern Innovationen erkannt und eingeführt hatten. Die vorhandene Eigenständigkeit, mit einem autarken Netzwerk und eigener technischer Kontrolle bei der Stadt Friedberg, wird bestehen bleiben.