hier: Bildung eines interkommunalen Vergabezentrums
Beschlussentwurf:
Die Stadt Friedberg (Hessen) beteiligt sich an
dem interkommunalen Vergabezentrum, das im Rahmen der interkommunalen
Zusammenarbeit mit den Städten Bad Vilbel und Nidderau sowie der Gemeinde
Schöneck entstehen soll. Das interkommunale Vergabezentrum soll bei der Stadt
Bad Vilbel eingerichtet werden. Der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung gemäß Anlage
wird zugestimmt.
Sach- und Rechtslage:
Im Jahr 2019 wurde von den Städten und Gemeinden Bad
Vilbel, Friedberg, Nidderau und Schöneck ein interkommunales Projekt zur
Prüfung der Möglichkeiten einer Kooperation im Bereich des Vergabewesens
gestartet. Die Kreisstadt Friedberg (Hessen) war durch die Erste Stadträtin in
der Projektgruppe vertreten. Als Ergebnis der Projektarbeit wurde im Frühjahr
2020 festgestellt, dass eine interkommunale Zusammenarbeit im Bereich des
Vergabewesens zahlreiche Vorteile für alle beteiligten Kommunen mit sich
bringen würde. Grundlage für diese Feststellung waren sowohl die individuellen
Gegebenheiten in den beteiligten Kommunen als auch die Auswertung von
landesweiten Best-Practice-Beispielen.
Als Modell für das weitere Vorgehen wurde das
interkommunale Vergabezentrum im Kreis Groß-Gerau ausgewählt, eine Initiative
von zehn Städten und Gemeinden und des Kreises Groß-Gerau, die sich bereits im
Jahr 2017 zu einem Kompetenzzentrum für alle Angelegenheiten des Vergabewesens
zusammengeschlossen haben. Nach einer Präsentation der dortigen Vorgehensweise
und bisherigen sehr guten Ergebnisse und Erfahrungen (u.a. Auszeichnung mit dem
„Spar-Euro“ des Bundes der Steuerzahler Hessen e.V.) durch die Erste Stadträtin
wurden alle dortigen gründungsrelevanten Unterlagen in die Projektgruppe
eingebracht. Diese konnten sodann als „Blaupause“ für die Schaffung einer
vergleichbaren Kooperation zwischen den o.g. vier Kommunen genutzt werden.
Zur Umsetzung der Kooperation wird vorgeschlagen, das
interkommunale Vergabezentrum bei der Stadt Bad Vilbel einzurichten, da dort
bereits eine Vergabestelle, die die Vergaben der Stadt Bad Vilbel und deren
Stadtwerke zentral bearbeitet, vorhanden ist. Anders als bei den anderen
beteiligten Kommunen ist somit bei der Stadt Bad Vilbel bereits eine
entsprechende Organisationsstruktur gegeben, auf die als Grundlage für den
Ausbau eines zentralen Vergabezentrums für mehrere Kommunen zurückgegriffen
werden kann. Die Bildung des Vergabezentrums soll durch den Abschluss einer
öffentlich-rechtlichen Vereinbarung erfolgen.
Ausgangssituation und Handlungsbedarf
Im Bereich der öffentlichen Beschaffung existieren
zahlreiche Gesetze, Verordnungen und Erlasse,
die zudem regelmäßigen Veränderungen unterliegen. Durch die Vielzahl an
Vorschriften und die Dynamik ihrer Entwicklung entsteht eine hohe
Kompetenzanforderung an die mit den Vergabeverfahren betrauten Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter.
Eine rechtssichere Vergabe ist im Hinblick auf den
gesetzlich gewährten Rechtsschutz der Bieter unerlässlich. Nur durch
rechtssichere Vergaben können Schadensersatzansprüche gegen die Kommunen,
Verzögerungen in der kommunalen Leistungserbringung und Folgekosten
fehlerhafter Vergabeverfahren vermieden werden.
Die Prüfung der Ausgangslage in den Kommunen im Rahmen
des Projektes hat einen breiten Bedarf an Unterstützung im Vergabewesen
ergeben. Hinzu kommt, dass die Vergabeprozesse bislang überwiegend dezentral
stattfinden und nahezu keine zentrale Organisation für Beschaffungsaufgaben in
den Verwaltungen besteht. Hieraus ergeben sich u.a. folgende Nachteile:
·
In der dezentralen Organisation besteht ein hohes
Risiko für Rechtsfehler, da es den zahlreichen mit Beschaffungen befassten
Beschäftigten in den unterschiedlichen Fachämtern aufgrund ihrer nur
gelegentlichen Befassung mit dem komplexen Vergaberecht naturgemäß meist an
Routine und Rechtssicherheit fehlt.
·
Der Aufbau und die dauerhafte Vorhaltung des
erforderlichen Know-hows bei einer Vielzahl von Beschäftigten in den Fachämtern
ist angesichts einer jeweils nur relativ geringen Fallzahl der
Beschaffungsvorgänge je Kommune und Fachamt nicht wirtschaftlich und sinnvoll.
·
Soweit
im Rathaus nur eine Einzelperson über notwendiges Know-how verfügt, existiert
für diese im Urlaubs- und Krankheitsfall keine Vertretung. Dies bringt
zahlreiche Risiken für die betroffenen Kommunen mit sich, denn für die
Durchführung von Auftragsvergaben und die hierfür notwendigen korrekten
Vergabeverfahren benötigen sie jederzeitige Handlungsfähigkeit und -sicherheit.
·
Die dezentrale Organisation von Vergabeverfahren
führt zu höheren Prozesskosten durch Doppel- und Mehrfacharbeit.
Vorteile eines interkommunalen Vergabezentrums
Die Einrichtung eines interkommunalen
Vergabezentrums bietet für die beteiligten Kommunen u.a. folgende Vorteile und
Potenziale:
·
Durch das jederzeitige Zur-Verfügung-Stehen von
ausreichend qualifiziertem Personal kann für das gesamte Spektrum der
Beschaffungsgüter und Dienstleistungen der Kommunen jederzeit eine
rechtssichere Vergabe gewährleistet werden. Die Kommunen gewinnen somit im
wichtigen Handlungsfeld des Beschaffungswesens jederzeitige Handlungsfähigkeit
und –sicherheit.
·
Das Know-how des kommunalen Vergabezentrums
ermöglicht Kosteneinsparungen durch den Wegfall der Beauftragung externer
Spezialisten für Auftragsvergaben (z.B. Consultants, Architektur- und
Ingenieurbüros).
·
Die Tätigkeit im Vergabezentrum ermöglicht die
Spezialisierung des Personals in bestimmten Bereichen und eröffnet damit
zusätzliche Perspektiven der Personalentwicklung.
·
Laufende Qualifizierungskosten und Zeitaufwand
für die kontinuierlich erforderliche Fortbildung im komplexen und sich
dynamisch entwickelnden Vergabewesen können in den Kommunen eingespart werden.
·
Der in einem zweiten Schritt
vorgesehene gemeinsame Einkauf bietet den Kommunen
zusätzlich die Möglichkeit, durch die Ausschreibung größerer Mengen (Mengenbündelung)
z. T. erheblich günstigere Preise zu erzielen.
·
Die Bündelung von Nachfrage und der Abschluss von
Rahmenverträgen führen zu einer Reduzierung der in den Kommunen
durchzuführenden Vergabeverfahren und damit zu erheblich geringeren
Prozesskosten je Beschaffungsvorgang.
·
Mit Hilfe des Vergabezentrums erhalten die
Kommunen Unterstützung bei der Realisierung strategischer Beschaffungsziele wie
z.B. die Berücksichtigung ökologischer und anderer nachhaltiger Kriterien.
Aus allen genannten Gründen wird die Beteiligung
der Stadt Friedberg (Hessen) am interkommunalen Vergabezentrum empfohlen.
Aufgabenspektrum des interkommunalen Vergabezentrums
Folgende Aufgaben soll das Vergabezentrum im Einzelnen
wahrnehmen:
·
Entwicklung von standardisierten Prozessen zur
Durchführung von Vergaben
·
Vergaberechtliche Beratung vor, während und nach
dem Vergabeverfahren
·
Prüfung von Leistungsverzeichnissen für Vergaben
auf Plausibilität und Vereinbarkeit mit dem Vergaberecht (nicht in
technischer Hinsicht; diese obliegt der Projektleitung der Fachabteilung der
Kommune)
·
Plausibilitätskontrolle der
Zuschlagsmatrix
·
Entwurf der formalen Verdingungsunterlagen und
der Vergabebekanntmachung
·
Erstellung von Entwürfen für Vergabevermerke
sowie für Bekanntmachungen und Informationen an Bieter (standardisierte
Vorlagen)
·
Veröffentlichung von Ausschreibungen
·
Beantwortung aller Bieterfragen und Bearbeitung
aller Bieterrügen in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Kommune
·
Formale und rechnerische Prüfung
·
Ab- und Zusageschreiben an die Bieter
·
Erstellung der
allgemeinen Vergabevermerke (die technische
Prüfung und Wertung obliegt der Projektleitung der jeweiligen Fachabteilung der
Kommune)
·
Unterstützung bei Nachprüfverfahren für
Ausschreibungen
·
Betreuung der Vergabeplattform
·
Vergabestatistik
Die o.g. Leistungen können von den am Vergabezentrum
beteiligten Kommunen komplett oder teilweise in Anspruch genommen werden.
Alle Vergabeverfahren mit einem Auftragsvolumen von
mehr als 10.000 Euro netto können die Kommunen über das Vergabezentrum
abwickeln. Nur die nicht-förmlichen Vergabeverfahren (Direktkauf, d.h. Vergaben
bis 10.000 Euro) verbleiben in der Durchführungsverantwortlichkeit der
Kommunen.
Die obige Aufgabenliste unterliegt einer jährlichen
Überprüfung. Das Leistungsportfolio des interkommunalen Vergabezentrums kann
aufgrund von gewonnenen Erfahrungswerten durch die beteiligten Kommunen
einvernehmlich durch schriftliche Ergänzungsvereinbarung erweitert werden.
Realisierung des interkommunalen Vergabezentrums
Die Bildung des Vergabezentrums soll durch die als Anlage
beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung erfolgen. Diese regelt die
Aufgaben des Vergabezentrums sowie die Rechte und Pflichten der
Vertragspartner.
Im Hinblick auf die Komplexität des Beschaffungswesens
wird im Sinne einer hohen Qualität und erforderlichen Kontinuität der dortigen
Tätigkeit eine Mindestlaufzeit des Vergabezentrums von fünf Jahren vorgesehen.
Bei einer kürzeren Laufzeit würde der Aufwand seiner Gründung nicht in einem
sinnvollen Verhältnis zu seinem Nutzen stehen. Auch aus Gründen der
Planungssicherheit für alle Beteiligten (Kommunen und Personal) ist ein solcher
Zeitrahmen geboten. Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung sieht daher eine
Mindestlaufzeit von fünf Jahren mit automatischer Verlängerung um jeweils
1 Jahr vor, wenn der Vertrag nicht gekündigt wird. Lediglich aus wichtigem
Grund ist eine Kündigung gemäß § 27 Abs. 2 KGG vorzeitig möglich.
Eine Mindestlaufzeit von fünf Jahren ist auch eine der
Voraussetzungen, um Fördermittel des Landes Hessen für die Umsetzung der
Kooperation zu erhalten. Für das Vergabezentrum als interkommunaler
Dienstleister können nach den geltenden Richtlinien Fördermittel in Höhe von
100.000 Euro beim Land Hessen beantragt werden, wenn sich vier Kommunen am
Vergabezentrum beteiligen. Bei Teilnahme von drei Kommunen sind Fördermittel in
Höhe von 75.000 Euro zu erwarten.
Bei Beteiligung der vier am Projekt beteiligten
Kommunen ist für das Vergabezentrum ein Personalbedarf von 2,5 Stellen der
Entgeltgruppe 9 c TVöD und 0,25 Stellen der Entgeltgruppe 13 TVöD anzunehmen.
Dies ergibt sich aus den erhobenen Fallzahlen der Beschaffungen in den vier
Kommunen, den durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für die einzelnen dort
auszuführenden Tätigkeiten sowie aus den Erfahrungswerten bereits existierender
Interkommunaler Vergabestellen.
Als Standort des Vergabezentrums empfiehlt die
Projektgruppe einhellig das Rathaus der Stadt Bad Vilbel, da diese die
organisatorischen Voraussetzungen in der Form einer zentralen Vergabestelle für
die Beschaffungen der Stadt Bad Vilbel bereits im Einsatz hat. Das
Vergabezentrum kann dort an bestehende Verwaltungsstrukturen, nämlich an den
Fachdienst Recht, Vergabe und Beschaffung, angegliedert werden, so dass
zusätzliche Stellenanteile und Personalkosten für Leitungsaufgaben nicht
entstehen. Auch die räumlichen Voraussetzungen stehen dort zur Verfügung.
Die Kosten des Vergabezentrums (Personal- und
Sachkosten) sollen nach einem Finanzierungsschlüssel auf die beteiligten
Kommunen umgelegt werden, der sich aus zwei Komponenten zusammensetzt:
a) einem einheitlichen Sockelbetrag für jede beteiligte Kommune, der
insgesamt einen Anteil von 10 % der Kosten deckt, und
b) einem aufwandsbezogenen Betrag, der sich an der Einwohnerzahl der
Kommune orientiert.
Die weiteren Einzelheiten sind § 3 Absatz 2 der
öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zu entnehmen. Für die Stadt Friedberg
(Hessen) ergibt sich danach ein jährlicher Finanzierungsanteil in Höhe von rd.
58.477 Euro (vgl. Anlage 1 des öffentlich-rechtlichen Vertrags). Im
Gründungsjahr 2021 entstehen diese Kosten nur anteilig für 4 Monate, d.h. in
Höhe von rd. 19.492 Euro, da das Vergabezentrum am 1.9.2021 seinen Betrieb
aufnehmen soll.
Für die o.g. Umlage kann das Vergabezentrum künftig
von allen Ämtern im Rathaus Friedberg (Hessen) jederzeit in Anspruch genommen
werden. Darüber hinaus kann das Vergabezentrum auch für Aufträge städtischer
Sondervermögen und Beteiligungen in öffentlich-rechtlicher und
privatrechtlicher Rechtsform mit einem Anteil der Stadt von 100% genutzt
werden. Dies sind in Friedberg die städtischen Eigenbetriebe (Stadtwerke und
Entsorgungsbetriebe) und die Wohnungsbaugesellschaft. In dem Maße, in dem eine
Inanspruchnahme durch diese erfolgt, würde der Finanzierungsanteil der Stadt
anteilig durch diese mitzutragen sein.
Das Vergabezentrum kann im Rahmen seiner
Personalkapazität - nachrangig nach den vier Mitgliedskommunen - auch
Dienstleistungen für andere juristische Personen erbringen (z.B.
Zweckverbände). Diesen gegenüber erfolgt dann jeweils eine individuelle
Kostenabrechnung für die in Anspruch genommene Dienstleistung. Die von den vier
Mitgliedsstädten und -gemeinden insgesamt zu tragenden Kosten des
Vergabezentrums reduzieren sich dann entsprechend durch diesen Deckungsbeitrag.
Die in Aussicht stehenden Fördermittel des Landes
Hessen in Höhe von 100.000 Euro sollen analog zum o.g. Finanzierungsschlüssel
auf die Gründungskommunen des Vergabezentrums aufgeteilt werden. Die sich
daraus ergebenden Anteile der einzelnen Kommunen sind Anlage 2 des
öffentlich-rechtlichen Vertrags zu entnehmen. Die Stadt Friedberg (Hessen) kann
danach mit einem Zuwendungsanteil in Höhe von 27.500 Euro rechnen.
Aufgrund der o.g. interkommunalen
Entwicklung, die von der Stadt Friedberg (Hessen) intensiv und aktiv mit
vorangetrieben wurde, wird bei der Stadt Friedberg (Hessen) im Fall ihres
Beitritts zum Vergabezentrum die Besetzung einer Vollzeitstelle der
Entgeltgruppe 11 TVöD, die im Stellenplan 2019 bei der Kostenstelle 6.600000
für das Vergabewesen geschaffen wurde, entbehrlich. Mit Blick auf die sich
abzeichnende interkommunale Entwicklung wurde diese Stelle bis dato nicht
besetzt und ist mit einem Sperrvermerk versehen. Durch die auch künftige
Nichtbesetzung dieser Stelle spart die Stadt Friedberg (Hessen) jährliche
Personalkosten in Höhe von rd. 78.000 Euro sowie zusätzlich die Kosten des
bereitzustellenden Arbeitsplatzes (Raumkosten, Informations- und Kommunikationstechnologie,
sonstige Sachmittel).
Weiteres Vorgehen
Das weitere Vorgehen zur Einrichtung des
Vergabezentrums soll sich nach erfolgter Beschlussfassung in den Gremien der
vier am IKZ-Projekt beteiligten Städte und Gemeinden im 1. Quartal 2021 wie
folgt gestalten:
·
Personalgewinnung (2. Quartal 2021)
Die Stellenbesetzung des Vergabezentrums ist im
Rahmen einer internen Stellenausschreibung in den beteiligten Kommunen
vorgesehen. Hierauf können sich aus jeder teilnehmenden Kommune interessierte
Beschäftigte bewerben. Sofern dies ergebnislos verläuft, erfolgt eine externe
Ausschreibung.
·
Räumliche und organisatorische
Einrichtung bis 31. August 2021
Entwicklung und Erarbeitung der
erforderlichen IT-Infrastruktur sowie Erarbeitung und Umsetzung der
Organisationsstruktur zur Abwicklung der Prozesse zwischen den einzelnen
Kommunen und dem Vergabezentrum
·
Inbetriebnahme des Kommunalen
Vergabezentrums ab 01. September 2021
Anlage:
Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Bildung
des kommunalen Vergabezentrums mit Anlagen:
1. Finanzierungsschlüssel für das interkommunale Vergabezentrum
2. Verteilung der Fördermittel des Landes Hessen auf die Gründungskommunen
des Vergabezentrums
3. Berechnung Personal- und Arbeitsplatzkosten gemäß KGSt (Kommunale
Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement)
Finanzielle Auswirkungen: |
X |
JA |
☐ |
NEIN |
|
Haushaltsjahr |
2021 |
X |
Ergebnishaushalt |
☐ |
Finanzhaushalt |
Produkt |
Neu |
Kostenstelle |
Neu |
||
Investitionsnummer |
Sachkonto |
Neu |
|||
Einnahme
oder Ertrag |
Fördermittel: 27.500 € |
Ausgabe
oder Aufwendung |
2021:
19.492,46 € (ab 1.9.2021) 2022
ff: 58.477,37 €/Jahr |
||
Die
Mittel stehen im Haushalt zur Verfügung |
X |
JA |
☐ |
NEIN |
|
Überplanmäßige und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen (§100
HGO) Deckungsvorschlag |
Friedberg
(Hessen), den |
||||
Haushaltsjahr |
|
||||
Kostenstelle |
|
||||
Sachkonto |
|
||||
Produkt |
|
||||
Investitionsnummer |
|
(Unterschrift FB Finanzen) |
Dezernentin
|
|
Der
Magistrat hat am
.................................... beschlossen: |
F.d.R.: |
- wie vom Amt vorgeschlagen -
siehe Anlage - |
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|
Der
Haupt- und Finanzausschuss |
|
hat
am ................................... beschlossen: |
F.d.R.: |
- wie vom Magistrat vorgeschlagen -
siehe Anlage - |
|
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|
Die
Stadtverordnetenversammlung |
|
hat
am ................................... beschlossen: |
F.d.R.: |
- wie vom Magistrat vorgeschlagen -
siehe Anlage - |
|
|
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