Beschlussentwurf:
Die als Anlage beigefügte Satzung zur Änderung der Verwaltungskostensatzung
der Stadt Friedberg (Hessen) (2. Nachtrag) wird beschlossen.
Sach- und Rechtslage:
Als ergänzendes Angebot für die Kundinnen und
Kunden des Bürgerbüros wird im Dezember d.J. ein Self-Service-Terminal im
Eingangsbereich des Bürgerbüros in Betrieb genommen. Das Terminal ermöglicht
die medienbruchfreie digitale Bearbeitung von Ausweis- und Passangelegenheiten.
Im Laufe des Jahres 2020 werden weitere Leistungen des Bürgerbüros, z.B.
Meldebescheinigungen und Führungszeugnisse, über das Terminal beantragt werden
können. Die Inbetriebnahme dieser neuen, digitalen Technik ist auch Bestandteil
des von der Stadtverordnetenversammlung beschlossenen
Haushaltssicherungskonzepts für das Jahr 2019 (vgl. Ziffer 3.3 Punkt f). Sie
ist ein Beitrag zur weiteren Stärkung der Kundenorientierung im Rathaus und
ermöglicht gleichzeitig die Nutzung von Effizienzpotenzialen bei der
Bearbeitung der genannten Vorgänge, die im Bürgerbüro einen Teil des Tagesgeschäfts
darstellen.
Bei der Ausstellung von Identitätsdokumenten
(Personalausweis und Reisepass, vorläufiger Personalausweis und Reisepass,
Kinderreisepässe) werden biometrische Daten benötigt. Hierzu gehören ein biometrisches
Lichtbild und ggfs. Fingerabdrücke. Letztere sind beim Reisepass gesetzlich
vorgeschrieben. Die Erfassung biometrischer Daten ist bei herkömmlicher
Bearbeitung für Bürger und Verwaltung zeitaufwendig:
-
Das vom
Antragsteller / von der Antragstellerin vorgelegte Foto muss eingescannt werden.
-
Der/Die
Antragsteller/in muss eine Unterschrift leisten, die ebenfalls eingescannt
werden muss.
-
Gegebenenfalls
müssen Fingerabdrücke aufgenommen werden.
-
Immer
wieder müssen Antragsteller/innen zudem zurückgewiesen werden, weil das von
ihnen vorgelegte Passfoto nicht den biometrischen Richtlinien entspricht oder
das Foto veraltet ist, was häufig zu Unmut und zeitaufwendigen Diskussionen
führt.
Durch die Einführung eines Self-Service-Terminals
(vgl. Bild in Anlage 1) können diese Vorgänge deutlich effizienter gestaltet
werden, da die Bürgerinnen und Bürger ihre biometrischen Daten mit dem
komfortabel und sehr einfach zu bedienenden Terminal direkt vor Ort im Rathaus
selbst erfassen können. Die Benutzerführung ist in 13 Sprachen verfügbar.
Das Terminal erbringt im Fall seiner Nutzung durch eine/n Antragsteller/in
folgende Leistungen:
-
Erstellung
eines digitalen Passfotos
-
Aufnahme
der Fingerabdrücke
-
Aufnahme
der Unterschrift
-
automatische
und verbindliche Qualitätskontrolle bereits während der Erfassung; das
festgestellte Ergebnis wird der Sachbearbeitung im Bürgerbüro auf deren Abruf
hin online übermittelt und auf deren Bildschirm angezeigt.
Alle Daten
werden nach ihrer Erfassung im Terminal verschlüsselt zwischengespeichert, der/die
Mitarbeiter/in im Bürgerbüro ruft diese anschließend aktiv ab und verifiziert
diese. Abgerufene und nicht abgerufene Datensätze werden nach Ablauf von 24
Stunden automatisch gelöscht. Ein Datenfluss erfolgt nur vom Terminal zur Fachsoftware
des Bürgerbüros. Es besteht keine Zugriffsmöglichkeit vom Terminal auf das
Pass- und Melderegister der Stadt. Die Datenverschlüsselung ist BSI-zertifiziert
(BSI = Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik):
Die Nutzung eines Self-Service-Terminals, das
in einigen Kommunen in Hessen bereits erfolgreich eingeführt ist, bietet neben
erheblichen Komfort-Vorteilen für die Kundinnen und Kunden auch nennenswerte
Einsparungen an Bearbeitungsaufwand für die Verwaltung. Aufgrund der
Erfahrungswerte anderer Kommunen, die diese Technik bereits eingeführt haben,
ist von einer durchschnittlichen Effizienzsteigerung in Höhe von ca. 20 % pro
Fall auszugehen. Für das Bürgerbüro der Stadt Friedberg (Hessen) bedeutet dies
auf der Basis der hiesigen Fallzahlen:
Vorgang |
Anzahl |
Durchschnittliche Bearbeitungszeit aktuell |
Durchschnittliche Bearbeitungszeit künftig |
|
1.1. - 31.12.18 |
1.1. – 30.6.19 |
|||
Personalausweis |
2807 |
1719 |
14 Minuten |
11,2 Minuten |
Vorl. Personalausweis |
246 |
107 |
10 Minuten |
8 Minuten |
Reisepass |
1516 |
879 |
9,5 Minuten |
7,6 Minuten |
Vorl. Reisepass |
25 |
5 |
12 Minuten |
9,6 Minuten |
Kinderausweis* |
383 |
244 |
12 Minuten |
9,6 Minuten |
*) Bei
Kinderausweisen ist eine Nutzung des Terminals erst ab einer Größe von ca. 120
cm möglich.
Aufgrund
der stetig wachsenden Einwohnerzahl in Friedberg sind die Fallzahlen in den letzten
Jahren kontinuierlich angestiegen. Diese Entwicklung ist auch in der obigen
Tabelle über den kurzen Zeitraum vom 1.1.2018 – 30.6.2019 festzustellen und
wird sich in der Zukunft absehbar fortsetzen.
Den Kundinnen und Kunden bietet die Nutzung des
Terminals u.a. folgende Vorteile:
-
Verkürzung
der Wartezeit
-
Einsparen
von Laufwegen durch die in den digitalen Arbeitsvorgang integrierte
Passbilderstellung entsprechend den biometrischen Vorgaben
-
mögliche
Antragstellung in 13 Sprachen
-
schnellere
Antragsbearbeitung
Die
digitale Antragstellung und -bearbeitung ist auch unter dem Aspekt des
Umweltschutzes vorteilhaft, da sie medienbruchfrei, papierlos und insoweit
ressourcenschonend ist.
Nach einer Marktrecherche und Besichtigung
der derzeit angebotenen zwei Modelle von Self-Service-Terminals im Live-Betrieb
in anderen Kommunen (Stadt Raunheim, Stadt Nidderau) ist die Entscheidung für
das Modell der Bundesdruckerei gefallen. Dieses bietet für die Bürger den
größten Nutzungskomfort, ist am einfachsten zu handhaben, ist wirtschaftlich am
vorteilhaftesten und zudem aufgrund seiner Entwicklungsfähigkeit (Ausweitung
auf weitere Leistungen möglich) das zukunftsträchtigste Modell.
Bei Nutzung des Geräts der Bundesdruckerei
ist die Stadt Friedberg (Hessen) nur für die Bereitstellung des Aufstellorts
verantwortlich. Es entstehen der Stadt keine Investitions- und Wartungskosten.
Die Bundesdruckerei erhebt nach Vertragsabschluss und Aufstellung des Geräts
von der Stadt pro abgeschlossener Erfassung der biometrischen Daten durch den
Bürger eine Gebühr in Höhe von 6,50 EUR zzgl. MwSt, d.h. insgesamt 7,74
EUR. Die Stadt refinanziert diese Kosten durch Erhebung einer Nutzungsgebühr
für die Inanspruchnahme des Terminals von den Antragsteller/innen. Darüber
hinaus darf die Stadt ein höheres Entgelt vereinnahmen, um ihre Kosten der Gerätebereitstellung
zu decken. Dies sind die Aufwendungen der Stadt für die Zurverfügungstellung des
Aufstellplatzes, eine tägliche Gerätereinigung, den Stromverbrauch, die
Inanspruchnahme von Serverkapazität, die regelmäßigen Abrechnungen mit der
Bundesdruckerei und bei Bedarf die personelle Unterstützung von Nutzer/innen
bei der Handhabung des Geräts. Nach Kalkulation dieser Aufwendungen ergibt sich
ein Gesamtbetrag von 7,56 EUR zzgl. MwSt, d.h. 9,00 EUR je Vorgang für die Nutzer/innen des Terminals.
Die Erhebung der Nutzungsgebühr setzt eine
entsprechende Regelung in der Verwaltungskostensatzung voraus. In der
anliegenden Änderungssatzung (2. Nachtrag) zur Verwaltungskostensatzung wird
daher in § 8 folgende neue Ziffer 1.8. aufgenommen:
1.8. |
Erfassung
von biometrischen Daten am Self-Service-Terminal |
9,00 € |