Betreff
Einführung eines Self-Service-Terminals im Bürgerbüro hier: Ergänzung der Verwaltungskostensatzung
Vorlage
16-21/1229
Art
Beschlussvorlage

Beschlussentwurf:

Die als Anlage beigefügte Satzung zur Änderung der Verwaltungskostensatzung der Stadt Friedberg (Hessen) (2. Nachtrag) wird beschlossen.

 


Sach- und Rechtslage:

 

Als ergänzendes Angebot für die Kundinnen und Kunden des Bürgerbüros wird im Dezember d.J. ein Self-Service-Terminal im Eingangsbereich des Bürgerbüros in Betrieb genommen. Das Terminal ermöglicht die medienbruchfreie digitale Bearbeitung von Ausweis- und Passangelegenheiten. Im Laufe des Jahres 2020 werden weitere Leistungen des Bürgerbüros, z.B. Meldebescheinigungen und Führungszeugnisse, über das Terminal beantragt werden können. Die Inbetriebnahme dieser neuen, digitalen Technik ist auch Bestandteil des von der Stadtverordnetenversammlung beschlossenen Haushaltssicherungskonzepts für das Jahr 2019 (vgl. Ziffer 3.3 Punkt f). Sie ist ein Beitrag zur weiteren Stärkung der Kundenorientierung im Rathaus und ermöglicht gleichzeitig die Nutzung von Effizienzpotenzialen bei der Bearbeitung der genannten Vorgänge, die im Bürgerbüro einen Teil des Tagesgeschäfts darstellen.

Bei der Ausstellung von Identitätsdokumenten (Personalausweis und Reisepass, vorläufiger Personalausweis und Reisepass, Kinderreisepässe) werden biometrische Daten benötigt. Hierzu gehören ein biometrisches Lichtbild und ggfs. Fingerabdrücke. Letztere sind beim Reisepass gesetzlich vorgeschrieben. Die Erfassung biometrischer Daten ist bei herkömmlicher Bearbeitung für Bürger und Verwaltung zeitaufwendig:

-          Das vom Antragsteller / von der Antragstellerin vorgelegte Foto muss eingescannt werden.

-          Der/Die Antragsteller/in muss eine Unterschrift leisten, die ebenfalls eingescannt werden muss.

-          Gegebenenfalls müssen Fingerabdrücke aufgenommen werden.

-          Immer wieder müssen Antragsteller/innen zudem zurückgewiesen werden, weil das von ihnen vorgelegte Passfoto nicht den biometrischen Richtlinien entspricht oder das Foto veraltet ist, was häufig zu Unmut und zeitaufwendigen Diskussionen führt.

 

Durch die Einführung eines Self-Service-Terminals (vgl. Bild in Anlage 1) können diese Vorgänge deutlich effizienter gestaltet werden, da die Bürgerinnen und Bürger ihre biometrischen Daten mit dem komfortabel und sehr einfach zu bedienenden Terminal direkt vor Ort im Rathaus selbst erfassen können. Die Benutzerführung ist in 13 Sprachen verfügbar. Das Terminal erbringt im Fall seiner Nutzung durch eine/n Antragsteller/in folgende Leistungen:

-          Erstellung eines digitalen Passfotos

-          Aufnahme der Fingerabdrücke

-          Aufnahme der Unterschrift

-          automatische und verbindliche Qualitätskontrolle bereits während der Erfassung; das festgestellte Ergebnis wird der Sachbearbeitung im Bürgerbüro auf deren Abruf hin online übermittelt und auf deren Bildschirm angezeigt.

 

Alle Daten werden nach ihrer Erfassung im Terminal verschlüsselt zwischengespeichert, der/die Mitarbeiter/in im Bürgerbüro ruft diese anschließend aktiv ab und verifiziert diese. Abgerufene und nicht abgerufene Datensätze werden nach Ablauf von 24 Stunden automatisch gelöscht. Ein Datenfluss erfolgt nur vom Terminal zur Fachsoftware des Bürgerbüros. Es besteht keine Zugriffsmöglichkeit vom Terminal auf das Pass- und Melderegister der Stadt. Die Datenverschlüsselung ist BSI-zertifiziert (BSI = Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik):

 

Die Nutzung eines Self-Service-Terminals, das in einigen Kommunen in Hessen bereits erfolgreich eingeführt ist, bietet neben erheblichen Komfort-Vorteilen für die Kundinnen und Kunden auch nennenswerte Einsparungen an Bearbeitungsaufwand für die Verwaltung. Aufgrund der Erfahrungswerte anderer Kommunen, die diese Technik bereits eingeführt haben, ist von einer durchschnittlichen Effizienzsteigerung in Höhe von ca. 20 % pro Fall auszugehen. Für das Bürgerbüro der Stadt Friedberg (Hessen) bedeutet dies auf der Basis der hiesigen Fallzahlen:

Vorgang

Anzahl

 

Durchschnittliche Bearbeitungszeit aktuell

Durchschnittliche Bearbeitungszeit künftig

1.1. - 31.12.18

1.1. – 30.6.19

Personalausweis

2807

1719

14 Minuten

11,2 Minuten

Vorl. Personalausweis

246

107

10 Minuten

8 Minuten

Reisepass

1516

879

9,5 Minuten

7,6 Minuten

Vorl. Reisepass

25

5

12 Minuten

9,6 Minuten

Kinderausweis*

383

244

12 Minuten

9,6 Minuten

 

*) Bei Kinderausweisen ist eine Nutzung des Terminals erst ab einer Größe von ca. 120 cm möglich.

 

Aufgrund der stetig wachsenden Einwohnerzahl in Friedberg sind die Fallzahlen in den letzten Jahren kontinuierlich angestiegen. Diese Entwicklung ist auch in der obigen Tabelle über den kurzen Zeitraum vom 1.1.2018 – 30.6.2019 festzustellen und wird sich in der Zukunft absehbar fortsetzen.

 

Den Kundinnen und Kunden bietet die Nutzung des Terminals u.a. folgende Vorteile:

-          Verkürzung der Wartezeit

-          Einsparen von Laufwegen durch die in den digitalen Arbeitsvorgang integrierte Passbilderstellung entsprechend den biometrischen Vorgaben

-          mögliche Antragstellung in 13 Sprachen

-          schnellere Antragsbearbeitung

 

Die digitale Antragstellung und -bearbeitung ist auch unter dem Aspekt des Umweltschutzes vorteilhaft, da sie medienbruchfrei, papierlos und insoweit ressourcenschonend ist.

 

Nach einer Marktrecherche und Besichtigung der derzeit angebotenen zwei Modelle von Self-Service-Terminals im Live-Betrieb in anderen Kommunen (Stadt Raunheim, Stadt Nidderau) ist die Entscheidung für das Modell der Bundesdruckerei gefallen. Dieses bietet für die Bürger den größten Nutzungskomfort, ist am einfachsten zu handhaben, ist wirtschaftlich am vorteilhaftesten und zudem aufgrund seiner Entwicklungsfähigkeit (Ausweitung auf weitere Leistungen möglich) das zukunftsträchtigste Modell.

Bei Nutzung des Geräts der Bundesdruckerei ist die Stadt Friedberg (Hessen) nur für die Bereitstellung des Aufstellorts verantwortlich. Es entstehen der Stadt keine Investitions- und Wartungskosten. Die Bundesdruckerei erhebt nach Vertragsabschluss und Aufstellung des Geräts von der Stadt pro abgeschlossener Erfassung der biometrischen Daten durch den Bürger eine Gebühr in Höhe von 6,50 EUR zzgl. MwSt, d.h. insgesamt 7,74 EUR. Die Stadt refinanziert diese Kosten durch Erhebung einer Nutzungsgebühr für die Inanspruchnahme des Terminals von den Antragsteller/innen. Darüber hinaus darf die Stadt ein höheres Entgelt vereinnahmen, um ihre Kosten der Gerätebereitstellung zu decken. Dies sind die Aufwendungen der Stadt für die Zurverfügungstellung des Aufstellplatzes, eine tägliche Gerätereinigung, den Stromverbrauch, die Inanspruchnahme von Serverkapazität, die regelmäßigen Abrechnungen mit der Bundesdruckerei und bei Bedarf die personelle Unterstützung von Nutzer/innen bei der Handhabung des Geräts. Nach Kalkulation dieser Aufwendungen ergibt sich ein Gesamtbetrag von 7,56 EUR zzgl. MwSt, d.h. 9,00 EUR je Vorgang für die Nutzer/innen des Terminals.

Die Erhebung der Nutzungsgebühr setzt eine entsprechende Regelung in der Verwaltungskostensatzung voraus. In der anliegenden Änderungssatzung (2. Nachtrag) zur Verwaltungskostensatzung wird daher in § 8 folgende neue Ziffer 1.8. aufgenommen:

 

1.8.

Erfassung von biometrischen Daten am Self-Service-Terminal
7,56 € zzgl. MwSt.

9,00 €