Beschlussentwurf:
Zum
Zweck der Schaffung eines zentralen Fördermittelmanagements für die Stadt
Friedberg (Hessen) wird im Stellenplan 2020 bei der Kostenstelle 2.030000 –
Kämmerei - eine halbe Stelle EG 10 TVöD neu geschaffen.
Sach- und Rechtslage:
Handlungsbedarf
Eine Vielzahl von Zuwendungsgebern auf
allen staatlichen Ebenen fördert Kommunen, ihre Einrichtungen und Beteiligungen
durch finanzielle Mittel bei der Umsetzung von Projekten und Maßnahmen. Neben der Vielzahl an Fördermittelgebern mit
jeweils eigenen Anforderungen existiert eine Vielzahl unterschiedlicher
Förderarten, z.B. Förderungen für Einzelmaßnahmen, Förderungen auf Basis von
Jahresprogrammen oder mehrjährigen Programmen sowie pauschale Förderungen.
Diese unterscheiden sich wiederum in einer Vielzahl von Rahmenbedingungen und Voraussetzungen
(z.B.
Antragsstruktur, Antragsverfahren, wichtige Antragsdokumente,
Bewertungskriterien im Auswahlprozess).
Die Beantragung und Abwicklung von Fördermitteln ist geprägt von
vielfältigen Anforderungen an die Antragsteller und Fördermittelempfänger z.B.
hinsichtlich
·
der
Qualität des Fördermittelantrags (fachlich, rechtlich, sprachlich (geeignetes
„Wording“))
·
der
Beachtung zahlreicher Voraussetzungen und Nebenbestimmungen bei der Umsetzung
der geförderten Maßnahme (Vergaberecht, Haushaltsrecht usw.)
·
der
Finanzierungsplanung für die geförderte Maßnahme
·
umfangreicher
Dokumentations- und Mitteilungspflichten an die fördermittelgewährenden Stellen
sowie die Führung von Verwendungsnachweisen.
Zur Illustration dieser Anforderungen sind folgende Anlagen beispielhaft
beigefügt:
-
die Allgemeinen
Nebenbestimmungen des Landes Hessen für Zuwendungen zur Projektförderung an
Gebietskörperschaften (Anlage 1)
-
eine
grafische Darstellung der Verfahrensschritte für ein Zuwendungsverfahren nach einem
Bundesinvestitionsprogramm (Anlage 2)
-
Anforderungen
an die Gestaltung eines Zuwendungsantrags im Rahmen eines Bundesinvestitionsprogramms
(Anlage 3)
Weitere Beispiele
für Fördermittelregularien finden sich exemplarisch unter https://www.wibank.de/wibank/downloads/315498.
Im Interesse einer höchstmöglichen
Leistungsfähigkeit der Stadt Friedberg (Hessen) bei der Aufgabenerfüllung für
ihre Einwohner gilt es daher, Know-how bezüglich der bestehenden Finanzierungsquellen
und ihrer Voraussetzungen aufzubauen und systematisch zu pflegen. Die Fördermittel
sind erfolgreich einzuwerben, die Vorhaben sind wirksam zu steuern, eine
ordnungsgemäße Abwicklung der Maßnahmen ist sicherzustellen und die korrekte
Mittelverwendung ist nachzuweisen.
Status quo der Aufgabenorganisation
in der Stadt
Im Rathaus existiert bislang keine zentrale Stelle mit einer
koordinierenden Zuständigkeit für die o.g. Aufgaben rund um die Einwerbung und
das Management von Fördermitteln. Dies hat zur Folge, dass je nach Inhalt eines
Projekts oder einer Maßnahme Führungskräfte und Mitarbeiter/innen in allen
Ämtern der Verwaltung und in den städtischen Eigenbetrieben sich immer wieder
neu in alle komplexen Fragen der Fördermittelgewinnung und deren Abwicklung
einarbeiten müssen und sich mit diesen auseinandersetzen müssen, und dies
oftmals nur für ein einziges Projekt.
Die Bearbeitung von Fördermittelangelegenheiten im Rathaus ist bislang
gekennzeichnet durch
·
eine
Bearbeitung „nebenher“ neben der sonstigen Tagesarbeit der Ämter, d.h. nicht
als professionelle Haupttätigkeit,
·
dem
Fehlen von Know-how in Fördermittelangelegenheiten mangels Routine und wegen
anderer Arbeitsschwerpunkte im „Hauptberuf“ der unterschiedlichen
Bearbeiter/innen (fehlende Kenntnisse der Fördermittelquellen und -programme,
der Erfolgsfaktoren für Fördermittelanträge, rechtlicher und fachlicher
Rahmenbedingungen und Voraussetzungen, notwendiger Verfahrensschritte im
Interesse der Stadt usw.),
·
infolgedessen
einen hohen Einarbeitungsaufwand der Beteiligten im Fall einer
Fördermittelbeantragung und -abwicklung in dem je nach Fördergegenstand
betroffenen Amt oder Eigenbetrieb,
·
dem
Fehlen einer unterstützenden zentralen Stelle im Haus, die
Fördermittelangelegenheiten regelmäßig und hauptamtlich bearbeitet und daher in
strategischen, fachlichen und verfahrensbezogenen Fragen erforderliche Routine
aufbauen kann sowie Erfahrungswerte aus früheren Verfahren in neue Projekte
transferieren kann (Wissensmanagement).
Die Folgen der o.g.
Gegebenheiten sind:
·
das
Unterbleiben möglicher sinnvoller Aktivitäten zur Gewinnung von Fördermitteln
für die Aufgabenerfüllung der Stadt,
·
das
Risiko eines voreiligen „Springens“ auf vermeintlich „gute Gelegenheiten“ ohne
Überblicken der Folgen nach tatsächlicher Fördermittelgewährung (im Fall
zusätzlicher Projekte, die ohne Fördermittelgewährung nicht auf der Agenda der
Stadt gestanden hätten, z.B. zwingende zusätzliche Co-Finanzierung durch die Stadt,
zusätzliche Bearbeitungsaufwände der Verwaltung, ggf. fehlende Personalkapazitäten
und fehlendes Methoden-Know-how des betroffenen Amts, ggf. bereits volle Auslastung
der Verwaltung mit anderen Pflichtaufgaben, dann Notwendigkeit zusätzlicher
Personaleinstellung oder der Beauftragung externer Dienstleister mit der Folge
zusätzlicher Kosten usw.)
Aufbau
eines Fördermittelmanagements für Friedberg
Um das komplexe Aufgabenfeld „Fördermittelmanagement“
im Hinblick auf die Interessen der Stadt möglichst wirksam zu bearbeiten, sind
daher Maßnahmen erforderlich, mit denen das erforderliche Know-how aufgebaut, die
Ziele, Abläufe und Standards geklärt, die Zusammenarbeit zwischen allen
beteiligten Stellen gestärkt und so der Gesamterfolg für die Stadt und ihre Einwohner
gesichert werden.
Um dies zu erreichen, soll im
Organisationsaufbau der Stadt ein Fördermittelmanagement eingerichtet werden.
Aufgabe dieser Stelle soll es sein, im Zusammenwirken mit den Ämtern und Eigenbetrieben
Fördermittel erfolgreich einzuwerben sowie die Ämter und Eigenbetriebe bei der fördermittelrechtlich
ordnungsgemäßen Abwicklung zu unterstützen. Dies umfasst u.a. folgende
Tätigkeiten:
·
ein systematisches und kontinuierliches „Screening“
der Fördermittel-Landschaft, d.h. das Gewinnen eines breiten und aktuellen
Wissens über bestehende Fördermitteltöpfe und deren Voraussetzungen im Hinblick
auf die Aufgaben und Bedarfe der Stadt Friedberg
·
regelmäßige Informationstreffen mit den
Dezernenten, Amts- und Eigenbetriebsleitungen und ggf. lokalen Akteuren, die
mit der Stadt kooperieren, zwecks Klärung aktueller Aufgabenstellungen und
Förderbedarfe
·
Beratung der Ämter und Eigenbetriebe als
potenzielle Zuwendungsempfänger vor und bei der Antragstellung auf Fördermittel
·
die Erarbeitung von Fördermittelanträgen im
Zusammenwirken mit den Ämtern und städtischen Eigenbetrieben
·
Unterstützung der Ämter und Eigenbetriebe bei der
Projektkalkulation unter Beachtung üblicher Fördermittelrisiken (Fördermittel
fließen z.B. oft langsam, in nachträglichen Tranchen oder nicht in vollem
Umfang), Hinwirken auf die Schaffung der haushaltsrechtlichen Voraussetzungen
für die Inanspruchnahme von Fördermitteln
·
Unterstützung der Ämter und Eigenbetriebe bei der
Erarbeitung von Projektplänen für geförderte Vorhaben
·
Aufstellung eines Mehrjahresplans mit förderfähigen
und geförderten Projekten der Stadt und daraus resultierenden Arbeitspaketen
der Stadt
·
nach Eingang eines Zuwendungsbescheids Begleitung
dessen formaler Abarbeitung durch die Ämter und Eigenbetriebe unter Beachtung
aller rechtlichen und fachlichen Anforderungen
·
Unterstützung der Ämter und Eigenbetriebe bei der
Erstellung von Verwendungsnachweisen (Sachberichte und zahlenmäßige Nachweise)
·
Netzwerkarbeit mit Fördermittelgebern und
Fördermittelmanagement-Stellen anderer Kommunen, Behörden und Institutionen
(z.B. Regionalverband, Ministerien u.v.a.)
·
Implementierung einer IT-technischen Unterstützung
für das Fördermittelmanagement, d.h. Einführung einer Software für das
Fördermittelmanagement, in der sowohl die Sicht des Zuwendungsempfängers als
auch des Zuwendungsgebers abgebildet werden kann; die Software unterstützt die
Verwaltung bei der Beantragung, Planung, Kalkulierung, dem Mittelabruf und dem
Abschluss der Fördervorhaben; durch ein Berechtigungskonzept behält jedes Amt
die Verantwortung für „seine“ Fördermittel, gleichzeitig hat das zentrale
Fördermittelmanagement einen Gesamtüberblick über alle erhaltenen und ausgegebenen
Fördermittel der Stadt
·
Hinwirken auf die Vermeidung häufiger Fehler bei
der Fördermittelakquise und -abwicklung, z.B.:
o
Das Projekt passt nicht zu den Zielen des
Fördermittelgebers.
o
Die Notwendigkeit für das Projekt wird im Antrag nicht
hinreichend beschrieben.
o
Es wird kein detaillierter Projektplan erstellt,
wichtige Arbeitsschritte werden nicht erkannt.
o
Der Budgetplan ist unzureichend / lückenhaft
erstellt.
o
Es fehlt an finanziellen Ressourcen für die
Co-Finanzierung der Stadt oder die Projektabwicklung.
o
Es stehen nicht genügend personelle Ressourcen für
die Projektabwicklung oder die Abwicklung der Fördermittelformalitäten zur
Verfügung.
o
Kooperationspartner wurden im Hinblick auf die
formalen Anforderungen der Fördermittelinanspruchnahme nicht hinreichend
analysiert und erfüllen bestimmte Anforderungen nicht.
Der/Die Stelleninhaber/in im
Fördermittelmanagement sollte v.a. folgende Voraussetzungen mitbringen:
·
abgeschlossenes Fachhochschul- oder Bachelorstudium
im Bereich Verwaltungswissenschaften oder Wirtschaftswissenschaften
·
betriebswirtschaftliche Kenntnisse, Kenntnisse im
Vergaberecht und Haushaltsrecht
·
Kenntnisse der Fördermittel-Landschaft, im
Zuwendungsrecht und in der Abwicklung von Förderprojekten
·
Kenntnisse der Arbeit einer Kommunalverwaltung, der
lokalen Gegebenheiten und Problemstrukturen, Fähigkeit, sich zügig in
unterschiedliche Themenfelder einzuarbeiten
·
Erfahrungen im (Multi-)Projektmanagement, in der
Moderation und im Konfliktmanagement
·
Teamfähigkeit, Kooperationsfähigkeit
·
Kommunikationsfähigkeit, Fähigkeit, auch komplexe
Sachverhalte adressatengerecht und überzeugend darzustellen und zu vertreten, überzeugendes
Auftreten, Durchsetzungsfähigkeit
·
gute EDV-Kenntnisse
Das Fördermittelmanagement als zentrale
Dienstleistungseinheit soll dem Dezernat der Ersten Stadträtin im Fachbereich
Finanzen zugeordnet werden. Hierfür wird für den Stellenplan 2020 zunächst eine
halbe Stelle EG 10 TVöD beantragt. Das Fördermittelmanagement soll zugleich für
die beiden Eigenbetriebe der Stadt im Umfang von schätzungsweise je rd. 20 %
der Stelle tätig werden. Hieraus resultiert gemäß § 11 Abs. 2 EigBGes eine
Refinanzierung in Höhe von insgesamt 40 % der Personal- und Sachkosten
durch die Eigenbetriebe an die Stadtverwaltung. Der städtische Kernhaushalt hat
somit lediglich Kosten in Höhe von 0,3 Vollzeitäquivalenten zu tragen.
Nach einem Beobachtungszeitraum von rd.
einem Jahr soll die Stellenkapazität des Fördermittelmanagements und sein
Leistungsanteil für die Eigenbetriebe überprüft und erforderlichenfalls eine
Anpassung des Stellenumfangs und der Refinanzierungsquote im nächstfolgenden
Haushaltsplan vorgenommen werden.
Nach Sammlung erster Erfahrungen auf dem
neuen Tätigkeitsfeld des Fördermittelmanagements für die Stadt Friedberg soll
zudem geprüft werden, inwieweit künftig eine Aufgabenwahrnehmung auch in interkommunaler Zusammenarbeit mit
weiteren Stadt- oder Gemeindeverwaltungen von Vorteil sein könnte. So wäre eine
gemeinsame Beratungsstelle für zwei oder mehr Kommunen denkbar, die dann – mit
ggfs. breiterer Personalausstattung - für die Gesamtheit der angeschlossenen
Kommunen und Kommunalunternehmen tätig werden könnte. Die Finanzierung der
Beratungsstelle könnte dann auf Basis eines geeigneten Finanzierungsschlüssels
durch die Gemeinschaft der beteiligten Kommunen erfolgen.
|
X |
JA |
☐ |
NEIN |
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|
Haushaltsjahr |
2020 |
X |
Ergebnishaushalt |
☐ |
Finanzhaushalt |
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Produkt |
111.30 |
Kostenstelle |
2.030000 |
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Investitionsnummer |
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Sachkonto |
Personalkosten |
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Einnahme oder Ertrag |
€ |
Ausgabe oder Aufwendung |
€ |
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Die Mittel stehen im Haushalt zur Verfügung |
☐ |
JA |
X |
NEIN |
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Überplanmäßige und
außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen (§100 HGO) Deckungsvorschlag |
Friedberg (Hessen), den |
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|
Haushaltsjahr |
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Kostenstelle |
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Sachkonto |
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Produkt |
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Investitionsnummer |
|
( Unterschrift FB
Finanzen) |
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