Beschlussentwurf:

 

Gemäß § 114 HGO wird der vom Revisionsamt des Wetteraukreises geprüfte Jahresabschluss 2012 beschlossen und zugleich der Magistrat entlastet.

 

Sach- und Rechtslage:

 

Der Magistrat hat gemäß § 112 HGO für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres einen Jahresabschluss aufzustellen. Er hat sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen zu enthalten. Der Jahresabschluss hat die tat­sächliche Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Stadt Friedberg (Hessen) darzustellen.

 

Mit dem Jahresabschluss legt der Magistrat Rechenschaft gegenüber der Stadtverordnetenver­sammlung über die Ausführung des Haushaltsplans ab. Nach Abschluss der Prüfung des Jahresabschlusses durch das Rechnungsprüfungsamt ist er zusammen mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes gemäß § 113 HGO der Stadtverordnetenversammlung zur Beratung und Beschlussfassung vorzulegen. Die Stadtverordnetenver­samm­lung beschließt gemäß § 114 HGO über den vom Rechnungs­prüfungsamt geprüften Jahresabschluss und entscheidet zugleich über die Entlastung des Magistrats.

 

Jahresergebnis 2012

 

Mit dem Jahresabschluss 2012 wird nunmehr der vierte Abschluss nach Einführung der kommunalen Doppik vorgelegt. Der Jahresabschluss 2012 wurde mit Beschluss vom 16.11.2015 durch den Magistrat aufgestellt. Die Prüfung gemäß § 128 HGO erfolgte durch das Revisionsamt des Wetteraukreises in der Zeit vom 18.6. – 23.7.2018. Das Ergebnis der Prüfung ist im anliegenden Schlussbericht dargestellt.

 

Zusammengefasst schließt das Haushaltsjahr 2012 der Stadt Friedberg (Hessen) nach Prüfung des Revisionsamtes wie folgt ab:

 

 

 

	Ergebnis nach Testat 2012	Ergebnis nach Aufstellung 2012	Ergebnis nach Testat 2011
Verlust (-) / Gewinn (+) im ordentlichen Ergebnis:	-7.076.978,28 €	-7.675.997,23 €	-3.516.487,52 €
Verlust (-) / Gewinn (+) im außerordentlichen Ergebnis:	835.899,72 €	940.627,78 €	1.595.586,05 €
Jahresergebnis (Verlust (-) / Gewinn (+)):	-6.241.078,56 €	-6.735.369,45 €	-1.920.901,47 €
Erhöhung (+) / Senkung (-) des Eigenkapitals	-6.087.097,69 €	-6.735.369,45 €	-1.984.615,97 €
Finanzmittel (Fehlbedarf (-) /Überschuss (+))	2.124.160,83 €	2.124.160,83 €	433.675,03€

 

Insgesamt ergibt sich nach Saldierung des Verwaltungsergebnisses mit 5.818.639,86 € (Fehlbetrag) und des Finanzergebnisses mit 1.258.338,42 € (Fehlbetrag) ein ordentliches Ergebnis mit einem Fehlbetrag in Höhe von 7.076.978,28 €. Dies bedeutet gegenüber dem fortgeschriebenen Planansatz eine Verschlechterung des ordentlichen Ergebnisses um 861.724,15 €.

 

Bedingt durch den im außerordentlichen Ergebnis erzielten Überschuss in Höhe von 835.899,72 € schließt das Haushaltsjahr 2012 mit einem Jahresfehlbetrag in Höhe von 6.241.078,56 € ab. Dies bedeutet eine Verschlechterung gegenüber der ursprünglichen Planung in Höhe von 418.631,43 €. Gegenüber dem Vorjahr hat sich das Ergebnis in 2012 um 4.320.177,09 € verschlechtert.

 

Kennzahlen

 

Die Gemeindehaushaltsverordnung sieht vor, dass zur besseren Erfolgssteuerung Ziele und Kennzahlen in den Haushaltsplan aufgenommen werden sollen. Im Jahresabschluss sollen diese Ziele eine Erfolgskontrolle ermöglichen. Im Folgenden werden alle Kennzahlen aus dem Haushaltsplan sowie einige zusätzliche Kennzahlen nach Testierung abgebildet.

 

Vermögenslage:

 

Das Vermögen der Stadt Friedberg (Hessen) untergliedert sich in Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Die Anlagenintensität und die Umlaufintensität stellen dar, welchen Anteil Anlagevermögen und Umlaufvermögen am Gesamtvermögen haben.

 

 

Mit 94,17% der Bilanzsumme hat das Anlagevermögen eine herausragende Bedeutung für die Vermögenslage der Stadt Friedberg (Hessen). Alle Vermögensposten wurden vorsichtig nach dem Niederstwertprinzip bewertet. Der überwiegende Teil besteht bei der Stadt Friedberg (Hessen) aus Sachanlagevermögen in Form von z.B. Grundstücken, Gebäuden und Straßen (77.675.253 €).

 

 

Das Umlaufvermögen bildet mit knapp 6 Prozent lediglich einen geringen Teil des Vermögens der Stadt Friedberg (Hessen) ab. Im Umlaufvermögen sind insbesondere die Flüssigen Mittel mit 2.235.348 € enthalten, die im Falle eines Liquiditätsengpasses schnell eingesetzt werden können.

 

Das Kapital der Stadt untergliedert sich in Eigenkapital und Fremdkapital. Die Eigenkapitalquote und die Fremdkapitalquote stellen dar, welchen Anteil Eigenkapital und Fremdkapital am Gesamtkapital haben.

 

 

Je höher die Eigenkapitalquote einer Kommune ist, desto unabhängiger ist die Kommune tendenziell von Fremdkapitalgebern. Die Eigenkaptalquote ist mit knapp 47 % nicht als kritisch einzustufen.

 

 

Der Anteil des Fremdkapitals (Verbindlichkeiten, Sonderposten und Rückstellungen) wird durch die Fremdkapitalquote gemessen. Je geringer die Fremdkapitalquote, desto unabhängiger ist die Kommune. Bei der Stadt Friedberg (Hessen) ist das Verhältnis von Eigenkapital und Fremdkapital nahezu ausgeglichen.

 

 

Der Verschuldungsgrad gibt Aufschluss über das Verhältnis von Fremdkapital und Eigenkapital. Ein Verschuldungsgrad von 100 % bedeutet, dass sämtliches Fremdkapital durch das Eigenkapital gedeckt ist. Ein Wert von über 100 % heißt hingegen, dass die Kommune mehr Schulden hat, als sie Eigenkapital besitzt. Analog gilt für einen Wert unter 100 %, dass mehr als das gesamte Fremdkapital durch Eigenkapital gedeckt ist. Bei der Stadt Friedberg (Hessen) ist geringfügig mehr Fremdkapital als Eigenkapital vorhanden. Der Wert ist jedoch als unkritisch zu bewerten, da in der Literatur Werte bis etwa 300 % als solide gewertet werden.

 

Ertrags- und Aufwandslage:

 

Die Erträge der Stadt untergliedern sich in ordentliche Erträge, Finanzerträge und außerordentliche Erträge. Die Steuern gehören zu den ordentlichen Erträgen.

 

Die Steuerertragsquote stellt dar, welchen Anteil die Steuererträge an den Gesamterträgen haben.

 

 

Die Stadt Friedberg (Hessen) erzielt ihre Erträge zu mehr als der Hälfte aus den Steuern und ist daher sehr stark vom Steueraufkommen abhängig.

 

 

Die Gebührenerträge spielen bei der Erzielung von Erträgen eine eher untergeordnete Rolle und sind daher nicht ausschlaggebend für das Ergebnis.

 

 

Die Zuwendungsquote zeigt, wie stark die Stadt Friedberg (Hessen) von Zuwendungen und damit von Leistungen Dritter abhängig ist. Diese macht mit knapp 16 % mehr als ein Sechstel der Gesamterträge aus.

 

Die Aufwendungen der Stadt untergliedern sich in ordentliche Aufwendungen, Finanzaufwendungen und außerordentliche Aufwendungen. Die Personal- und Versorgungsaufwendungen, Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen und die Steuer- und Umlageaufwendungen gehören zu den ordentlichen Aufwendungen. Die Personal- und Versorgungsaufwandsquote, die Sach- und Dienstleistungsquote und die Steuer- und Umlageaufwandsquote stellen dar, welchen Anteil die jeweiligen Aufwendungen an den Gesamtaufwendungen haben.

 

 

Die Steuer- und Umlageaufwendungen der Stadt Friedberg (Hessen) sind mit einem Anteil von 36,61 % die größte Aufwandsposition. Die Personalaufwendungen machen rund 27 % der Aufwendungen der Stadt aus. Im Bereich der Sach- und Dienstleistungen beträgt die Quote rund 13 %. Insgesamt bewegen sich die Quoten im Vergleich zu anderen hessischen Kommunen im normalen Bereich.

 

Prüfbemerkungen

 

Wie bereits in allen Vorjahren seit Einführung der Doppik wurde durch das Revisionsamt des Wetteraukreises in der Prüfung des Jahresabschlusses 2012 umfassender Korrekturbedarf festgestellt. Insgesamt hat die Revision 88 Änderungsanforderungen gegenüber der Stadt Friedberg (Hessen) geltend gemacht. Die Verwaltung hat daraufhin die vielfältigen und in der nachträglichen Bearbeitung für das Jahr 2012 überwiegend sehr arbeitsaufwendigen Korrekturen in mehrmonatigen amtsübergreifenden Bemühungen im Wesentlichen abgearbeitet. Diese Korrekturen werden im Testat des Revisionsamtes nun nicht mehr aufgeführt.

 

Die Änderungen im Jahresabschluss 2012 werden sich sowohl auf den Jahresabschluss 2013 als auch auf alle folgenden bereits aufgestellten Jahresabschlüsse auswirken, da sich die Anfangsbestände entsprechend ändern.

 

Einige Prüfbemerkungen konnten trotz aller Anstrengungen nicht kurzfristig bereinigt werden und erscheinen somit im Schlussbericht der Revision. Zu diesen Feststellungen nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung:

 

S. 7, Punkt 2.2.

 

Der Magistrat hat die Aufstellung des Jahresabschlusses zum 31.12.2012 am 16.11.2015 beschlossen. Der uns vorgelegte Jahresabschluss datiert vom 21.12.2017. Die Frist nach § 112 Abs. 9 HGO wurde somit nicht eingehalten.

 

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen soll der Magistrat den Jahresabschluss innerhalb von vier Monaten nach Abschluss des Haushaltsjahres aufstellen. Dieser Frist ist in der Vergangenheit ein Großteil der hessischen Kommunen mangels geeigneter organisatorischer und personeller Anpassungsmaßnahmen an die seit 2009 bestehende neue Aufgabe im doppischen Rechnungswesen nicht nachgekommen. Erst Jahre später ist diesem Umstand landesseitig durch „Beschleunigungserlasse“ und ein Förderprogramm zur Aufstellung der Jahresabschlüsse Rechnung getragen worden.

 

Der der Revision des Wetteraukreises vorgelegte Jahresabschluss 2012 hat ein anderes Datum aufgewiesen als der aufgestellte Jahresabschluss 2012, weil sich durch die Prüfungen der vorangegangen Jahresabschlüsse 2009 - 2011, die in den Jahren 2015, 2016 und 2017 stattfanden, zahlreiche Änderungen ergeben hatten. Diese führten nach der Aufstellung des Jahresabschlusses 2012, die im Jahr 2015 erfolgt war, zu notwendigen Anpassungen in diesem Abschluss; die Anpassungen wurden nach Vorliegen des Prüfberichts für den Abschluss 2011 im Dezember 2017 in den Abschluss 2012 eingearbeitet.

 

Mittlerweile hat die Verwaltung den Jahresabschluss 2017 aufgestellt und der Jahresabschluss 2018 wird bis zum Jahresende 2019 vorliegen. Für zukünftige Jahresabschlüsse wird angestrebt, diese fristgerecht innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres aufzustellen. Allerdings werden die im Rathaus zur Verfügung stehenden Personalkapazitäten für das Finanzwesen noch über Jahre in erheblichem Maße für umfangreiche „Aufräumarbeiten“ im städtischen Rechnungswesen in Anspruch genommen werden müssen, so dass es auch in den nächsten Jahren noch zu einzelnen Frist-Abweichungen kommen kann.

 

S. 8 - 9, Punkt 2.4.

 

Hinsichtlich des Internen Kontrollsystems der Stadt ist festzustellen, dass die Funktions­trennung zwischen Kasse und Buchführung im Abschlussjahr nicht gegeben war. Mittlerweile wurden die Abläufe so angepasst, dass ab 10/2015 eine entsprechende Funktionstrennung sichergestellt ist (vgl. auch Ziffer 5.1.1 dieses Schlussberichts).

 

Wie bereits im Schlussbericht der Revision erwähnt, war aufgrund der damaligen Personalsituation die Funktionstrennung zwischen Kasse und Buchführung im Jahr 2012 nicht gegeben. Seit nunmehr fast vier Jahren wird diese nun jedoch sichergestellt. Da die Prüfung aber das Haushaltsjahr 2012 betrifft, hat dies selbstverständlich zu einer kritischen Feststellung geführt.

 

Bezüglich der städtebaulichen Sanierung kann die Vollständigkeit und Richtigkeit des in der Vermögensrechnung ausgewiesenen Anlagevermögens nicht uneingeschränkt be­stätigt werden. Wir verweisen diesbezüglich auch auf unsere entsprechenden Ausfüh­rungen im Schlussbericht 2009.

 

Diese Prüfungsbemerkung besteht bereits seit dem Prüfungsbericht der Revision zum ersten doppischen Jahresabschluss der Stadt Friedberg (Hessen) für das Jahr 2009. Sie betrifft den Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit des in der Eröffnungsbilanz von 2009 ausgewiesenen Anlagevermögens bezüglich der Altstadtsanierung. Hierzu wurde den städtischen Gremien im Jahr 2015 im Rahmen der Beschlussfassung über den Abschluss 2009 und die Entlastung des Magistrats eine umfangreiche Stellungnahme der Firma Schüllermann & Partner vorgelegt, auf die hiermit verwiesen wird.

 

Im Berichtsjahr wurden Haushaltseinnahmereste i. H. v. 277.200 € ins Folgejahr übertra­gen. Die Übertragbarkeit von Haushaltsresten ist in § 21 GemHVO geregelt und bezieht sich auf Ansätze für Aufwendungen und Auszahlungen. Die Übertragbarkeit von Kredi­termächtigungen und Verpflichtungsermächtigungen ist in den §§ 103.3/102.3 HGO ge­regelt. Im Übrigen ist die Übertragung von Haushaltseinnahmeresten in der Doppik nicht vorgesehen. Eine Umstellung und damit Beachtung der gesetzlichen Vorgaben soll erst ab Haushaltsjahr 2019 erfolgen.

 

Es ist der Verwaltung mittlerweile bekannt, dass es seit Einführung der Doppik keine sogenannten Haushaltseinnahmereste mehr gibt. In den vergangenen Jahren wurde es jedoch aus Unkenntnis der neuen gesetzlichen Bestimmungen und aufgrund des hohen Investitionsstaus so praktiziert, dass „Einnahmereste“ zur Gegenfinanzierung der verschobenen Maßnahmen übertragen wurden. Künftig wird dies unterbleiben. Da die Jahresabschlüsse bis einschließlich 2017 bereits aufgestellt sind, ist eine entsprechende Beachtung frühestens im Jahresabschluss 2018 möglich und wird zu diesem Zeitpunkt auch stattfinden. Generell müssen in diesem Zusammenhang aber die geplanten Investitionsmaßnahmen auch im Hinblick auf ihre zeitnahe Realisierbarkeit analysiert werden. Denn nicht genutzte Ansätze werden dann verfallen und müssten im nächsten Haushaltsplanverfahren neu veranschlagt werden.

 

Eine Aufbereitung bzw. Ergänzung der Auswertungen zu den Budgetauswertungen der Ergebnisrechnung ist nicht erfolgt. Für den Bereich der Investitionen wurden keine Aus­wertungen vorgelegt. Es kann daher keine Aussage dazu getroffen werden, ob außer den acht vorgelegten Gremienbeschlüssen, weitere Beschlussfassungen gem. § 100 HGO notwendig gewesen wären. Die Ermittlung und Überwachung beschlussbedürftiger über- und außerplanmäßige Auszahlungen und Aufwendungen gem. § 100 HGO ist künf­tig gemäß der gesetzlichen Vorgaben durchzuführen. Dabei sind die einschlägigen Vor­gaben der Deckungsfähigkeit gemäß §§ 19/20 GemHVO sowie die interne Budgetierungsrichtlinie zu beachten. Die Ergebnisse sind der Revision zur jeweiligen Prüfung so vorzulegen, dass die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben abstimmbar ist.

 

Die Stadt Friedberg hat der Revision die entsprechenden Auswertungen nach bestem Wissen und Gewissen vorgelegt. Der zuständige Mitarbeiter, der mittlerweile nicht mehr bei der Stadt Friedberg beschäftigt ist, konnte jedoch aus verschiedenen Gründen keine weiteren Auswertungen liefern. Der Verwaltung sind keine weiteren als die beschlossenen und dokumentierten Budgetüberschreitungen bekannt. Künftig wird dieses Prüfungsfeld aber besser dokumentiert werden, so dass die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen auch nachgewiesen werden kann.

 

In der Spalte des fortgeschriebenen Ansatzes der Gesamtfinanzrechnung müssen sich die Ansätze des laufenden Haushaltsjahres plus die übertragenen Haushaltsreste aus Vorjahren widerspiegeln. Soweit dies nicht der Fall ist, sind die eingebuchten Ansätze bzw. Haushaltsreste zu überprüfen. Die Aussagen der Stellungnahme lassen Schwach­stellen in der systemseitigen Überwachung und Abstimmung erkennen.

 

Der Hinweis der Revision wird künftig beachtet. Es ist nicht auszuschließen, dass im Jahr 2012 aus Unkenntnis die Übertragungen nicht vollumfänglich korrekt gebucht wurden und es somit zu den angesprochenen Fehlerquellen kam. Diese wirken sich jedoch nicht auf das gebuchte Ergebnis aus, lediglich die Haushaltsansätze würden dadurch zu niedrig dargestellt. Im nächsten aufzustellenden Jahresabschluss wird genau überprüft, ob die entsprechenden Einstellungen im Buchführungssystem korrekt sind.

 

Der Nachweis, dass die in den Vorjahren systemseitig eingerichtete Budgetüberwachung nicht mehr fehlerhaft eingestellt ist, konnte entgegen der Angabe in der Stellungnahme nicht belegt werden. Die Thematik wird im Rahmen der Jahresabschlussprüfung 2013 erneut aufgegriffen.

 

Nach aktueller Analyse ist die Budgetüberwachung neu aufzusetzen, da einzelne Kostenstellen/-träger nicht in die Budgetüberwachung laufen. Dies hat sich auch bei der Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows bestätigt, die im August 2019 als Projekt zur Qualitätsoptimierung und Digitalisierung im städtischen Rechnungswesen umgesetzt wurde. Die Nachsteuerung der Budgetüberwachung sowie die Neustrukturierung des Haushaltes 2021 (Umstellung auf ei­nen Produkthaushalt) wird mit Unterstützung des verantwortlichen Softwareanbieters stattfinden.  

 

Nach Beendigung der materiellen Prüfungshandlungen wurden im Oktober 2018 unbe­merkt ergebniswirksame Buchungen ohne entsprechende Autorisierung vorgenommen. Offensichtlich hat die Stadt Friedberg hinsichtlich ihres EDV Benutzer- und Rechtekonzept Schwachstellen, die seitens der Revision im Rahmen der Abschlussprüfung 2012 nicht weiter untersucht wurden.

 

Aktuell wird das gesamte seitherige Berechtigungs- und Budgetüberwachungskonzept im Fachbereich Finanzen im Sinne der Prüfungsbemerkungen überarbeitet. Eine Neuaufsetzung des Berechtigungskonzeptes erfolgt auch aufgrund der Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows. Die Verwaltung hat mit dem Systemhersteller Kontakt aufgenommen, um zu klären, wie es zu den genannten Buchungen kommen konnte. Im konkreten Einzelfall wurde auf dessen Hinweis ein Haken neu gesetzt, so dass eine weitere Bebuchung danach nicht mehr möglich war. Die Thematik wird insgesamt mit dem Neuaufsetzen des Berechtigungskonzepts nochmals aufgegriffen. Die Benutzerrechte sind grundsätzlich nach erfolgtem Buchungsschluss einzuschränken und dementsprechend bei der Pflege des Berechtigungskonzeptes aufzugreifen.

 

Erhaltungsaufwendungen in Höhe von 226.731 für das Bürgerhaus Dorheim wurden als nachträgliche Herstellungskosten des Gebäudes bei gleichzeitiger Nutzungsdauerverlängerung um 10 Jahre erfasst.

 

Im Rahmen der Prüfungsfeststellungen wurde die Stadt Friedberg aufgefordert, eine Kostenaufstellung der durchgeführten Arbeiten anzufertigen, um beurteilen zu können, ob es sich bei den durchgeführten Arbeiten tatsächlich um nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten des Gebäudes oder vielmehr um Erhaltungsaufwand handelt. Diese Kostenaufstellung wurde angefertigt, und aus ihr geht hervor, dass im Rahmen des Umbaus am Bürgerhaus Dorheim verschiedene Maßnahmen (Toilettenanlagen, Abluftanlagen, Erneuerung der Brandmeldeanlage und Arbeiten am Kanal) vorgenommen wurden. Die Maßnahme war im Haushaltsplan investiv geplant und wurde von der Kommunalaufsicht auch entsprechend mit dem Investitionsprogramm genehmigt.

 

Zusätzlich wurde mit dem zuständigen Mitarbeiter aus dem Amt für Stadtentwicklung, Liegenschaften und Rechtswesen Kontakt aufgenommen, der die Maßnahme als eindeutig investive Maßnahme eingeordnet hat. Schon allein aufgrund des hohen Volumens im Vergleich zum Gebäudewert (das Gebäude wurde 1981 mit 307.711,25 € in die Anlagenbuchhaltung übernommen und in 2012 und 2013 wurden über 300.000 € investiert) wurde die Maßnahme einvernehmlich von den Verantwortlichen des Bauamtes, der Finanzverwaltung und auch von der Aufsichtsbehörde als Investitionsmaßnahme eingestuft. Nach Rücksprache mit dem Amt für Stadtentwicklung, Liegenschaften und Rechtswesen wurde weiterhin festgelegt, dass sich die Nutzungsdauer des Gebäudes aufgrund der Investition um mindestens 10 Jahre verlängert (bis 2040). Dieser Sachverhalt wurde dem Revisionsamt in einem Vermerk zusätzlich zur Kostenaufstellung dargelegt. Da nach der Vorlage dieser detaillierten Informationen keine Rückfragen des zuständigen Prüfers mehr erfolgten, ging die Verwaltung davon aus, dass der Sachverhalt nun geklärt sei.

 

Zum Hintergrund: Bei nahezu allen Baumaßnahmen stellt sich die Frage, ob es sich um Anschaffungs- und Herstellungskosten (AHK) oder um reinen Erhaltungsaufwand handelt. Bei Investitionen (AHK) wird die Maßnahme als Vermögensgegenstand gewertet, in die Anlagenbuchhaltung übernommen und über die festgelegte Nutzungsdauer abgeschrieben. Der Aufwand wird so periodengerecht auf die Jahre verteilt. Bei einmaligen Erhaltungsaufwendungen ist der Aufwand in dem Jahr zu erwirtschaften, in dem er angefallen ist, und im Ergebnishaushalt zu veranschlagen.

 

Gerade diese Einordnung, ob es sich lediglich um Erhaltungsaufwendungen oder aber um eine echte Investition handelt, ist in der Praxis nicht immer klar abgrenzbar. Der Sachverhalt wird daher im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2013 nochmals aufgegriffen, zumal die Baumaßnahme in 2012 noch nicht abgeschlossen war und somit eine eventuelle Neueinordnung des Sachverhaltes auch in 2013 noch gerechtfertigt wäre.

 

Im Berichtsjahr wurden Aufwendungen für eine Kompensationsmaßnahme (Renaturierungsmaßnahmen an der Wetter in Ossenheim) aufgrund eines Bebauungsplanes in Höhe von 270.600,51 € als Grünflächen ohne Berücksichtigung von Abschreibungen im Jahresabschluss 2012 ausgewiesen. Im Rahmen dieser Maßnahmen wurden lediglich ein aktivierungsfähiger Feldweg mit Herstellungskosten in Höhe von 19.908,60 € sowie aktivierungsfähige Anpflanzungen mit Herstellungskosten in Höhe von 15.162,35 € ange­schafft. Der Großteil der Kosten für die Renaturierungsmaßnahmen in Höhe von 235.529,56 € stellt ergebniswirksamen Aufwand des Haushaltsjahr 2012 dar.

 

Im Rahmen der Prüfungsfeststellungen wurde die Stadt Friedberg gebeten, zur Einordnung der Maßnahmen im Rahmen der Renaturierung der Wetter Stellung zu beziehen und diese entsprechend als investive oder erhaltende Maßnahmen einzuordnen. Da es sich hier um komplexe baufachliche Fragestellungen handelt, wurde der zuständige Abteilungsleiter im Bereich Grünplanung um Stellungnahme gebeten. Dieser ordnete die Maßnahme als klar investiv ein. Diese Stellungnahme, untermauert durch den Bebauungsplan sowie die Projektbeschreibung des Landschaftsarchitekturbüros zur Schaffung einer Art öffentlicher Parkanlage, wurde der Revision vorgelegt. Da von dort danach keine Rückfragen mehr erfolgten, ging die Verwaltung davon aus, dass der Sachverhalt damit geklärt sei. Die Verwaltung wird im Rahmen der nächsten Prüfung nochmals mit dem Revisionsamt Kontakt aufnehmen, um den Sachverhalt möglichst einvernehmlich zu klären.

 

S. 12 - 13, Punkt 3.2.

 

Wir haben die Prüfung mit Unterbrechungen im Zeitraum vom 18.06.2018 bis 23.07.2018 in den Räumen des Rathauses der Stadt Friedberg und in den eigenen Büroräumen durchge­führt.

 

Die Prüfungsfeststellungen (inkl. Nachbuchungsliste) wurden der Stadt mit Schreiben vom 21.08.2018 übersendet. Ein erstes Schlussgespräch fand am 03.09.2018 statt. Nach Über­sendung der 1. Stellungnahme vom 19.11.2018 fand am 13.12.2018 ein zweites Schlussge­spräch statt. Mit Datum vom 21.12.2018 wurde der Revision ein korrigierter Jahresabschluss übersendet. Die Prüfung ergab, dass nicht alle Prüfungsfeststellungen/Nachbuchungen umgesetzt wurden, so dass noch weiterer Korrekturbedarf bestand. Einen korrigierten Jahres­abschluss erhielten wir am 22.03.2019 per Email. Die 2. überarbeitete Stellungnahme wurde am 27.03.2019 nachgereicht. Die Prüfung ergab, dass im Anhang und Rechenschaftsbericht weitere Korrekturen vorzunehmen waren.

 

Die noch notwendigen Änderungen in Anhang und Rechenschaftsbericht wurden uns mit dem unterschriebenen, finalen, Jahresabschluss am 31.07.2019 übergeben.

 

Aufgrund der großen Vielzahl der zum Jahresabschluss 2012 erfolgten Prüfungsfeststellungen des Revisionsamtes konnte eine Abarbeitung der meist komplexen und weit in der Vergangenheit liegenden Sachverhalte im Zusammenwirken zwischen dem Bereich Finanzen und allen betroffenen Fachämtern mit der im Rathaus zur Verfügung stehenden Personalkapazität nur in mehreren Schritten erfolgen.

 

Gemäß den Hinweisen zu § 114 HGO wird seitens des Gesetzgebers empfohlen, Korrekturen aus früheren Jahresabschlüssen erst im nächsten noch aufzustellenden Jahresabschluss vorzunehmen. Nach dem ersten Schlussgespräch vom 3.9.2018 wurden daher im Jahresabschluss 2012 zunächst nur die wesentlichsten Umbuchungen vorgenommen, während die weiteren Umbuchungen später im noch offenen Abschluss 2017 vorgesehen waren. Es zeigte sich jedoch im Laufe der weiteren Bearbeitung im Zusammenwirken der beteiligten Ämter und im Kontakt mit der Revision aufgrund der Art, des Umfangs und der Tiefe der Korrekturbedarfe, dass die Notwendigkeit bestand, bereits im Jahresabschluss 2012 alle wesentlichen Fehler umfassend zu beheben, um damit die erforderliche Qualität des Abschlusses – auch im Hinblick auf die notwendigen Korrekturbuchungen in allen Folgejahren - zu gewährleisten.

 

Im zweiten Schlussgespräch mit der Revision am 13.12.2018 wurde daher mit Blick auf den bis Ende Dezember 2018 erreichbaren Korrekturstand des Abschlusses in Abstimmung mit der Revision einvernehmlich entschieden, alle notwendigen Umbuchungen bereits im Jahresabschluss 2012 vorzunehmen, obwohl dies einen erheblichen Mehraufwand für alle Beteiligten bedeutete. Aus diesem Grund wurde der Jahresabschluss 2012 danach in mehreren Schritten in Zusammenarbeit zwischen dem Bereich Finanzen und den betroffenen Fachämtern vollständig überarbeitet. Bei Aufarbeitung der zahllosen Sachverhalte und Buchungen aus dem Jahr 2012 kam es aus vielfältigen Gründen (z.B. zwischenzeitlich ausgeschiedene Mitarbeiter, die 2012 zuständig gewesen waren, fehlende Ansprechpartner, fehlende Dokumentationen, fehlerhafte Unterlagen aus 2012, schwierige Abgrenzungsfragen usw.) zu mannigfaltigen Nacharbeits- und Korrekturbedarfen, die mehrfache Fortschreibungen des Abschlusses zur Folge hatten.

 

Die zahlreichen Änderungen, die im Laufe des viele Monate dauernden Überarbeitungsprozesses im Jahresabschluss 2012 vorgenommen werden mussten, führten naturgemäß dazu, dass auch der Anhang und Rechenschaftsbericht am Ende nochmals aktuell angepasst werden musste. Dieser wurde dann final mit Datum vom 31.7.2019 vorgelegt.

 

S. 19-20, Punkt 5.1.1.

 

Eine vollständige körperliche Inventur aller vorhandenen Vermögensgegenstände fand ent­gegen §§ 35 und 36 GemHVO (vgl. auch Ziffern 2.1 und 2.2 der Verwaltungsvorschriften zu § 59 GemHVO) bisher jedoch nicht statt. Eine Prüfung des Inventars gemäß Ziffer 19.1 der Verwaltungsvorschriften zu § 59 GemHVO konnte daher nicht erfolgen.

 

Mit der Revision wird im Rahmen der bevorstehenden Jahresabschlussprüfung 2013 eine Abstimmung erfolgen, in welchem Zeitrahmen die Inventur erfolgen muss. Zu klären ist insbesondere, welche Inventurvereinfachungen nach § 36 GemHVO möglich sind. Nach Klärung dieser grundsätzlichen Frage wird ein Inventurablaufplan und eine Inventurrichtlinie erarbeitet, die einen ordnungsgemäßen Ablauf garantieren sollen. Die Inventurrichtlinie wird mit der Revision abgestimmt.

 

Die Stadt hat gemäß § 10 Abs. 3 GemHVO produktorientierte Ziele festzulegen sowie Kenn­zahlen zur Zielerreichung zu bestimmen. Dieser Vorgabe wurde bisher nicht gefolgt.

 

Gemäß dem aufgeführten Paragraphen sollen in den Teilhaushalten im Haushaltsplan Ziele und Kennzahlen gebildet werden. Über diese ist dann im Jahresabschluss zu berichten. Es wird seitens des Gesetzgebers aber keine vertiefende Aussage über die Zahl und den Inhalt der zu bildenden Ziele und Kennzahlen getroffen. Bei der Stadt Friedberg wurden seit Einführung der Doppik für jedes Produkt allgemeine Produktziele festgelegt. Kennzahlen wurden bislang nur bereichsübergreifende gebildet, die sich nicht konkret auf die einzelnen Teilhaushalte beziehen. Vor der Aufgabe der sinnvollen und steuerungsrelevanten Bildung von Kennzahlen stehen indessen fast alle hessischen Kommunen. Im Hinblick auf die Vielzahl der neuen Aufgaben nach der Einführung der Doppik wurde dieses Themenfeld bei etlichen Kommunen in Hessen hintenangestellt. Der Haushalt der Stadt Friedberg soll jedoch im nächsten Jahr grundlegend überarbeitet werden und dann ab dem Jahr 2021 den entsprechenden Vorgaben vollumfänglich folgen.

 

Im Haushaltsjahr 2012 waren die Kassengeschäfte nicht von der Buchführung getrennt. Die Mitarbeiter/innen der Stadtkasse waren, außer in den Bereichen Kämmerei, Bau- und Lie­genschaftsamt, zuständig für die Buchung der Belege.

 

Weiterhin war der betroffene Mitarbeiterkreis in der Lage, Stammdaten zu ändern und es bestanden zum Teil Einzelvollmachten für Bankkonten.

 

Die Rechte in der Finanz-Software sowie die internen Abläufe wurden inzwischen ange­passt (s.o.), so dass seit Oktober 2015 eine Trennung von Buchungs- und Kassengeschäften sowie die Änderung von Stammdaten allein im Vieraugen-Prinzip sichergestellt war.

 

Ausblick

 

Im Hinblick auf alle festgestellten Defizite im Rechnungswesen der Stadt Friedberg ist im Jahr 2019 eine umfassende Reorganisation der Strukturen und Prozesse im Bereich Finanzen und für das Rechnungswesen der gesamten Verwaltung eingeleitet worden. Hierzu gehört auch die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows im September 2019 in Kooperation mit einem entsprechenden interkommunalen Projekt im Kreis Groß-Gerau unter Leitung der Ersten Stadträtin. Der elektronische Rechnungsworkflow wird durch integrierte Buchungs- und Kontierungskontrollen künftig zu einer Qualitätssicherung beitragen. Darüber hinaus ist es gelungen, im Jahr 2019 im Bereich Finanzen bei der Besetzung vakanter Stellen eine personelle Verstärkung durch versiertes Fachpersonal in allen Fragen des kaufmännischen Rechnungswesens zu erreichen. Dies ermöglicht nun, Zug um Zug in den vielfältigen Teilfeldern des Finanzwesens im Zusammenwirken aller Beteiligten eine Arbeitsweise zu implementieren, die den rechtlichen Anforderungen - und den Anforderungen der Revision - künftig entspricht.

 

Gleichzeitig ist jedoch festzustellen, dass nach dem jetzt vorliegenden geprüften Jahresabschluss 2012 auch in allen Folgejahren bis zum Jahresabschluss 2018 noch sehr vielfältige, tiefgreifende und langwierige fachliche Nacharbeitsbedarfe in Bezug auf nahezu alle Komponenten des städtischen Rechnungswesens bestehen werden. Diese sehr umfangreichen, mühsamen und zeitraubenden Arbeiten zur „Vergangenheitsbewältigung“ neben allen Aufgaben des laufenden Tagesgeschäfts sowie weiteren anstehenden, gesetzlich zwingenden oder die Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit optimierenden Projekten zu bewältigen, wird eine große und noch Jahre andauernde Kraftanstrengung aller Beteiligten der Verwaltung, insbesondere im Bereich Finanzen, darstellen.